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Bewertung von Datenbanken

Die Archivierung von Daten aus Datenbanken ist seit einiger Zeit ein häufig diskutiertes Problem der digitalen Archivierung. Datenbankgestützte Anwendungen, sogenannte Fachanwendungen, sind in den Verwaltungen weit verbreitet und zudem aus informatikgeschichtlicher Sicht relativ alt. Entsprechend gehören solche Daten oft zu den ersten digitalen Angeboten, welche die Archive erhalten.
Die KOST hat Fragen der Bewertung von Datenbanken am 06.12.2010 in einem Kolloquium mit Expertinnen und Experten aus verschiedenen Archiven diskutiert. In einem ersten Teil stellten drei Archive die Erfahrungen vor, die sie mit der Bewertung und Archivierung von Datenbanken gemacht haben: das Schweizerische Bundesarchiv (Krystyna Ohnesorge und Jérémie Leuthold), das Staatsarchiv Zürich (Reto Weiss) und das Landesarchiv Baden-Württemberg (Christian Keitel). Dabei herrschte weitgehende Einigkeit in den Kernaussagen. Der Fokus bei der Datenbankbewertung liegt in allen drei Archiven auf dem Inhalt bzw. dem Informationswert; das heisst, es werden keine Verfahren und keine Software archiviert. Grundlage der Bewertung ist demnach eine detaillierte Inhaltsanalyse der entsprechenden Fachanwendung, wobei das BAR die Zusammenarbeit mit der anbietepflichtigen Stelle besonders betont. Daraus folgt in der Regel eine reduzierende Auswahl der zu archivierenden Information, beim BAR oft auch die Archivierung der gesamten Datenbank. Christian Keitel unterstrich, dass die inhaltliche Reduktion komplementär zum Sampling bei Massenakten verläuft: Bei der Archivierung von Fachanwendungen sollen einige Informationen über alle Datensätze erhalten werden (und nicht nur alle Informationen über einige Datensätze).
Problematisch ist, dass das skizzierte Vorgehen einen Eingriff in die Authentizität der Unterlagen darstellt, indem eine künstliche und immer mit einer gewissen Willkür behaftete Auswahl getroffen wird. Die ReferentInnen erwähnten eine Reihe von Massnahmen, welche die Authentizität der archivierten Unterlagen erhöhen sollen. Dazu gehören ein sorgfältig dokumentierter Übernahmeprozess, die Dokumentation der Verwaltungsarbeit mittels zusätzlicher Unterlagen, vor allem aber die möglichst weitgehende Verwendung bestehender und in der Realität verwendeter Schnittstellen und Produkte der Datenbank wie beispielsweise Reports und Publikationen.
Dieser Aspekt wurde im zweiten Teil des Kolloquiums noch vertieft. Stefan Ryter (Staatsarchiv Bern) und Martin Kaiser (KOST) zeigten an Hand des Online-Vorlesungsverzeichnisses der Universität Bern auf, dass sich die Datenbankarchivierung in gewissen Fällen auf die Archivierung von Datenbankprodukten beschränken kann. Dies gilt inbesondere, wenn die eigentliche Datenbank bloss als Hilfsmittel zur Produktion von Dokumenten gelten kann.
Abschliessend wurde auf einen Spezialfall hingewiesen: Datenbanken können in der Verwaltung auch eine simple Registerfunktion ausüben, d.h. ausschliesslich Registerinformationen über Primärdossiers enthalten. Diese Informationen müssen folgerichtig vom Archiv als deskriptive Metadaten übernommen werden. René Quillet (Staatsarchiv Basel-Landschaft) demonstrierte in seinem Praxisbericht, wie aus Datenbanken exportierte Registerdaten unter Verwendung weit verbreiteter Tools wie MS Excel aufbereitet und in Archivinformationssysteme importiert werden können.

Dokumentation

2010-12-06_BewertungDB_Programm.pdf 17.01 KB
Programm
2010-12-06_BewertungDB_ReferatOhnesorgeLeuthold.pdf 418.22 KB
Ohnesorge/Leuthold: Von den Aufgaben zu den Daten
2010-12-06_BewertungDB_ReferatWeiss.pdf 421.34 KB
Weiss: Verschlanken, vereinfachen, reduzieren
2010-12-06_BewertungDB_ReferatKeitel.pdf 367.52 KB
Keitel: Archivalienbildung aus Fachverfahren
2010-12-06_BewertungDB_ReferatRyterKaiser.pdf 39.33 KB
Ryter/Kaiser: Das Vorlesungsverzeichnis der Uni Bern
2010-12-06_BewertungDB_ReferatQuillet.pdf 2.04 MB
Quillet: Metadaten zu archivierten Unterlagen aus Datenbanken exportieren

Für eine detaillierte Analyse von Datenbank-Archivformaten siehe den Katalog archivischer Dateiformate:

Datenbanken

Letzte Änderung: 2015/01/22 - © kost-ceco
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