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Processus de préservation du CECO

Le processus de préservation du CECO a pour objet les contenus archivés dans une institution d’archivage conforme à l’OAIS. Le processus de préservation contribue à conserver l’accès à ces contenus et à préserver leur lisibilité. Il englobe des parties importantes de l’entité fonctionnelle « planification de la pérennisation » de l’OAIS (sauf celles qui ont pour contenu l’ensemble de l’OAIS). Il va cependant au-delà puisqu’il comprend également la mise en œuvre des mesures planifiées.

L’ensemble du processus s’articule en quatre étapes : watch, plan, act et check. Celles-ci sont expliquées en détail ci-après. Le groupe d’experts Preservation planning est responsable des deux premières étapes alors que les archives sont responsables des deux dernières. Le groupe d’experts est composé de collaborateurs et collaboratrices des archives membres du CECO et du Bureau du CECO. Il concentre les activités du CECO en matière de processus de préservation.

 
Watch
Au cours de l’étape watch de la conservation numérique des collections, les informations sont rassemblées et les besoins identifiés. Cette étape a pour objet la préservation de la lisibilité des objets archivés. La liste ci-après énumère les sources d’information potentielles. 
  • Assessment: une analyse statistique périodique des fonds archivistiques numériques des membres du CECO donne des indications permettant d’établir un ordre de priorité possible des activités de préservation. Ces données statistiques sont généralement gourmandes en énergie pour les archives et présupposent de disposer des outils appropriés.
  • Incident: en cas d’annonces d’incidents lors du travail pratique avec des documents dans les archives membres, le CECO procède à un examen approfondi des problèmes qui sont à leur origine.
  • KaD: le Catalogue des formats de données d’archivage (KaD/Cfa) est le référentiel d’information central du CECO en matière de formats de fichiers et de conservation numérique des collections. Sa vérification et son remaniement périodiques ou des déclarations relatives à des formats spécifiques peuvent mener à des examens approfondis sur des formats de fichiers.
  • Web: une veille systématique des sources d’information comme les blogs, les newsletters, etc. par le Bureau du CECO offre une garantie particulière de ne pas passer à côté des problèmes et développements importants.
  • KnowHow: les échanges professionnels avec les cercles spécialisés pour chaque format de fichiers et/ou en matière de conservation numérique permettent d’accéder aux expériences pratiques et d’identifier les besoins.
Le groupe d’experts examine et décide s’il y a nécessité d’agir, le cas échéant en recourant à l’avenir aux outils d’analyse appropriés. Cette décision fait l’objet de la publication d’une analyse (Analysis).
 
 
Plan
Au cours de l’étape plan de la conservation numérique, les besoins identifiés sont approfondis et vérifiés et des solutions sont élaborées. La liste ci-après énumère les résultats de l’étape plan.
  • Report: le rapport (Report) comprend une analyse approfondie ainsi qu’une présentation du problème et montre des solutions représentant une base pour la suite des travaux.
  • Recommendation: des recommandations sont formulées afin de mettre en œuvre les solutions contenues dans le Report (checkliste, catalogue d’outils, estimation des ressources, etc.). Les expériences pilotes éventuelles et les essais en font également partie. Ceci implique en règle générale la participation d’au moins une institution d’archives.
  • Communication: les résultats de l’étape sont communiqués activement aux archives membres : site du CECO, newsletter, événements, etc.
  • Feedback: les résultats de l’étape sont décrits dans le Cfa et rapportés sous une forme adéquate aux cercles spécialisés.
Les points Report et Recommendation sont le résultat concret, publiable et communicable de l’étape. Ils sont désignés conjointement sous le terme de Guidelines (directives).
  
 
Act
Au cours de l’étape act de la conservation numérique, les besoins d’agir identifiés sont testés et mis en œuvre dans les archives.
  • Assessment: les archives membres du CECO examinent si, et dans quelle mesure, il y a effectivement nécessité d’agir dans leurs fonds et décident, le cas échéant, si et quand le faire. Ces analyses présupposent de disposer des outils appropriés. Le groupe d’experts et le Bureau du CECO apportent leur soutien aux archives pour ces tâches.
  • Planning: les archives planifient le projet concret de conservation des collections. Elles identifient le cadre quantitatif, les outils et compétences nécessaires, planifient le déroulement et définissent des critères d’assurance de la qualité.
  • Implementation: les archives réalisent les mesures de conservation à proprement parler (y compris procéder à des tests) et collectent des logs pour l’assurance de la qualité.
  • Validation: la validation comprend l’assurance de la qualité, c’est-à-dire la vérification technique et la vérification des contenus des résultats conformément aux critères définis (par exemple les propriétés significatives). Le cas échéant, elle a pour conséquence la répétition des étapes précédentes du processus.
  • Deployment: le projet de conservation est mené à son terme, ce qui consiste à mettre en service les résultats (AIP actualisés), à adapter les processus et la documentation, à (re)configurer les outils et mettre à jour les métadonnées.
Le résultat durable prend la forme d’un Final Report (rapport final). Ceci est également valable si le processus est interrompu à n’importe quel endroit. Le rapport final présente chaque étape du processus et les résultats de l’étape act. Il sert à justifier les travaux de conservation et explique les réflexions et arguments qui ont prévalu à leur réalisation.
 
 
Check
L’étape check est une tâche permanente de planification de la pérennisation. Elle a pour objet la conservation du train de données numériques.
  • Fixity Checks: l’intégrité physique des fichiers classés dans le référentiel est vérifiée périodiquement au moyen de sommes de contrôle.
  • Fixity Actions: si des erreurs physiques sont constatées lors des fixity checks, il faut identifier la source de l’erreur et y remédier (remplacer l’équipement informatique et rétablir la redondance de stockage désirée, réparer le référentiel).
Fixity checks et actions sont enregistrés. Une erreur grave peut figurer comme incident dans l’étape watch.

Processus et graphique

Preservation_Process_v1.0_Poster.pdf 373.98 KB
Processus de préservation du CECO sous forme de poster A3
PP-Prozess_v1.0.png 128.49 KB
Processus de préservation du CECO (graphique)

Formats et problèmes analysés :

PDF/A-1b avec une police TrueType
Compression JBIG2
TIFF (Tagged Image File Format)

Dernière mise à jour: 2015/06/30 - © kost-ceco
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