Requisiti minimi per un archivio digitale a lungo termine

Introduzione

Questo documento definisce i requisiti che un archivio digitale a lungo termine deve soddisfare in base alle conoscenze attuali e alle migliori pratiche. I principi di base e la terminologia si basano sul modello di riferimento OAIS (ISO 14721), la struttura sul catalogo dei criteri nestor e il contenuto sui diversi approcci internazionali alla certificazione degli archivi digitali a lungo termine.

Gli sponsor del CECO si sforzano di soddisfare questi requisiti in modo comprensibile quando creano e gestiscono i loro archivi digitali a lungo termine.

Definizione

L'obiettivo di un archivio digitale a lungo termine è quello di conservare in forma comprensibile per un lungo periodo di tempo documenti digitali provenienti da fonti statali e private, di garantirne l'autenticità e di consentirne l'accesso. Per "lungo periodo" si intende fondamentalmente un periodo di tempo illimitato, ma almeno un periodo di tempo che supera diverse generazioni di hardware e software.

I documenti archivistici digitali sono fondamentalmente soggetti alle stesse esigenze e regole dei documenti archivistici analogici. I principi consolidati e noti dell'archiviazione si applicano anche a loro. Inoltre, un archivio digitale a lungo termine deve soddisfare una serie di requisiti organizzativi e tecnici specifici per poter svolgere il compito di conservare le informazioni. Questi requisiti possono essere raggruppati in tre aree: Obiettivi e organizzazione, gestione del materiale dell'archivio digitale, infrastruttura e sicurezza.

Requisiti per un archivio digitale a lungo termine

Obiettivi e organizzazione

I requisiti di questa sezione riguardano il quadro organizzativo all'interno del quale opera l'archivio digitale a lungo termine, ovvero il suo obiettivo, le condizioni legali, le risorse umane e finanziarie e la forma organizzativa.

Fondamenti: le norme legali e contrattuali sono rispettate. Per l'archivio digitale a lungo termine sono state definite una strategia (situazione iniziale, obiettivi, compiti) e una variante di attuazione, approvate dall'ente responsabile.

Risorse e ancoraggio istituzionale: l'archivio digitale a lungo termine richiede risorse umane e finanziarie a lungo termine. Deve essere finanziato con fondi di bilancio regolari.

Politica: i processi e i modelli di dati sono definiti per le singole fasi dell'archiviazione digitale (acquisizione, archiviazione, indicizzazione, conservazione, utilizzo). Esistono meccanismi per verificare la conformità a questi requisiti. I processi e i modelli di dati sono soggetti a cambiamenti costanti e ad adattamenti regolari a nuovi sviluppi.

 

Gestione della documentazione digitale

I requisiti di questa sezione riguardano la gestione del materiale dell'archivio digitale durante il ciclo di vita degli oggetti nell'archivio digitale a lungo termine. Il punto di partenza è costituito dai compiti centrali definiti nel modello di riferimento OAIS: Ingest, gestione dei dati (Data Management), archiviazione (Archival Storage), compresa la conservazione del bitstream (Bitstream Preservation), accesso (Access) e processi di supporto all'amministrazione e alla pianificazione della conservazione.(Preservation Planning)
Questi compiti secondari riguardano sia i dati digitali primari sia tutti i metadati necessari alla loro comprensione.

Pacchetto informativo: insieme ai dati primari (SIP, AIP) viene memorizzato un insieme minimo di metadati descrittivi e tecnici. La relazione tra dati primari e metadati è garantita in modo appropriato. Si verifica che i metadati corrispondano alla struttura definita. I file che rappresentano i record digitali archiviati sono conservati in formati adatti all'archiviazione. I documenti archiviati possono essere chiaramente identificati.

Trasferimento: il trasferimento dei documenti all'archivio avviene secondo un processo documentato (ingest). Viene definito in modo verificabile in quale forma e con quali metadati vengono trasferiti i documenti (SIP).

Bitstream Preservation: : i documenti digitali archiviati sono conservati in un'infrastruttura di archiviazione che soddisfa almeno i seguenti requisiti: tre copie in due luoghi diversi, controllo regolare dell'integrità dei dati, accesso esclusivamente controllato (Archival Storage).

Aiuti al reperimento: i documenti digitali archiviati sono indicizzati in modo da poter essere trovati con mezzi adeguati. Ciò può avvenire attraverso l'indicizzazione di un insieme minimo di metadati descrittivi, ma anche attraverso la ricerca full text e l'accesso ai metadati intrinseci dei documenti digitali. L'indicizzazione dovrebbe avvenire già durante il processo di trasferimento dal SIP.

Uso: L'archivio digitale a lungo termine offre al suo pubblico l'accesso in lettura ai documenti digitali archiviati (access) nel quadro dei requisiti legali. Vengono definiti i processi e i formati di accesso (DIP).

Preservation Planning: l'archivio digitale a lungo termine pianifica e implementa misure appropriate per garantire la leggibilità permanente dei documenti digitali archiviati.

Infrastrutture e sicurezza

I requisiti di questa sezione riguardano gli aspetti tecnici del sistema complessivo e la sicurezza delle informazioni.

Infrastruttura e sicurezza:l'infrastruttura garantisce la protezione dell'archivio digitale a lungo termine e dei suoi oggetti digitali. Oltre ai requisiti per la gestione degli oggetti, l'infrastruttura IT implementa anche i requisiti di sicurezza del concetto di sicurezza IT.

Concetto di sicurezza informatica: il concetto di sicurezza è stato definito e comprende, tra l'altro, le autorizzazioni di accesso e la segnalazione degli accessi agli oggetti digitali. I dipendenti dell'archivio sono formati in materia di sicurezza informatica.

Appendice

Letteratura

American Library Association,
Association for Library Collections and Technical Services
Definitions of Digital Preservation, 2007
http://www.ala.org/alcts/resources/preserv/defdigpres0408

Consultative Committee on Space Data Systems
Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS)
CCSDS 650.0-M-2, MAGENTA BOOK, 2012
https://public.ccsds.org/pubs/650x0m2.pdf
(corrisponde a ISO 14721:2012, https://www.iso.org/standard/57284.html)

Consultative Committee on Space Data Systems
Audit and certification of trustworthy digital repositories
CCSDS 652.0-R-1, Magenta Book, 2011
https://public.ccsds.org/pubs/652x0m1.pdf
(corrisponde a ISO 16363:2012, https://www.iso.org/standard/56510.html)

DPC DigitalPreservationCoalition
Core Requirements for a Digital Preservation System, 2022
https://www.dpconline.org/docs/digital-preservation/procurement-toolkit/2581-core-requirements-for-a-digital-preservation-system-v1/file

Direction des Archives de France
L’archivage numérique à long terme : les débuts de la maturité ?
Manuels et guides pratiques
Paris, La Documentation française, 2009

Edmunds, Rorie et al.
Core trustworthy data repositories requirements, 2016
https://doi.org/10.5281/zenodo.168411

Nestor-Kriterien
Kriterienkatalog vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive, Version 2 (Nestor-Materialien 8), 2008
urn:nbn:de:0008-2008021802

OCLC/CRL
Trustworthy Repositories Audit & Certification: Criteria and Checklist [TRAC], 2007
http://www.crl.edu/sites/default/files/d6/attachments/pages/trac_0.pdf

Controllo della versione

Version	Datum	Kommentar
1.0	09.2009	Pubblicazione iniziale
2.0	11.2018	Concentrarsi sull'archivio digitale a lungo termine anziché sull'archiviazione digitale; Semplificazione dell'introduzione e della definizione; Organizzazione dei requisiti secondo i criteri Nestor; Inclusione dei requisiti "Fondamenti", "Pianificazione della conservazione", "Infrastruttura e sicurezza", "Concetto di sicurezza informatica"; Aggiornamento della bibliografia

 

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