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18-038 GT sur les systèmes d’information transversaux

[groupe de travail de la CDA composé de représentants du CECO, du GT Evaluation de l’AAS, des membres institutionnels issus des archives AEBE, AEBS, OAEN, AEZH et des AFS]

Situation

Les différents niveaux étatiques (Confédération, cantons, communes) doivent coordonner leur action en matière d’archivage, en particulier s’il s’agit de tâches ou de systèmes d’information transversaux afin d’éviter les lacunes ou les exemplaires multiples dans la constitution des fonds.

Jusqu’en 2008, la commission de coordination de l’AAS assurait la coordination des recommandations pour l’évaluation archivistique. Ce groupe de travail a ensuite fusionné avec le GT Evaluation de l’AAS. Ce dernier a identifié plus de 30 systèmes d’information au moyen desquels travaillent des organismes à plusieurs niveaux étatiques et pour lesquels il existe également des réglementations légales. Du point de vue des cantons, le problème réside dans le fait que les questions de maîtrise des données ou d’obligation de proposer les documents aux archives (à quel niveau étatique existe-t-il une telle obligation ?) ne sont pas complètement réglementées dans les lois et ordonnances concernées. Il existe donc un réel déficit en matière de constitution du patrimoine archivistique.

Alain Dubois a signalé ce problème au sein de la CDA et appelé de toute urgence à une coordination dans le domaine de l’archivage numérique, car dans ce domaine, on utilise en général pour ces tâches transversales des systèmes d’information administrés de façon centralisée. De l’avis de la CDA, le GT Evaluation de l’AAS, en qualité de groupe de travail d’une association privée, ne peut être chargé d’une tâche de régulation C’est la raison pour laquelle elle a délégué cette tâche au Bureau du CECO. Il a rapidement été évident que ce dernier, avec une dotation en personnel de 2 équivalents plein temps, n’était pas en mesure d’évaluer de manière exhaustive tous les systèmes d’information transversaux. La CDA, respectivement la Commission de surveillance du CECO, a donc mandaté un groupe de travail de la CDA composé de représentants du CECO, du GT Evaluation de l’AAS, des membres institutionnels issus des archives AEBE, AEBS, AEN, AEZH et des AFS.

But du projet

La tâche consiste à compléter la liste des systèmes d’information transversaux établie par le GT Evaluation de l’AAS et éventuellement de les grouper par types. En outre, il s’agit d’analyser la dimension juridique en ayant recours le cas échéant à des juristes et de définir les processus (par ex. éléments de textes pour réglementation juridique en matière de maîtrise des données lors de la rédaction de nouveaux actes juridiques ou en cas de révision de ceux-ci). Ensuite le groupe examinera à titre d’exemple la constitution du patrimoine archivistique et l’évaluation pour un ou deux systèmes d’information et informera sur la procédure utilisée.

Le projet vise à obtenir trois résultats :

  1. Description générale/analyse du problème (env. 3-4 pages), présentation des dangers/risques et approches de solution ainsi que solutions déjà disponibles
  2. Vue d’ensemble actualisée sur les systèmes d’information importants, y compris accréditation de cette liste par la CDA, avec comme objectif de la tenir à jour en cas d’évaluation relative à une offre ou lors de la mise en service de nouveaux systèmes d’information
  3. Définition du processus pour flux d’informations transversaux lors de l’évalutation et de la sauvegarde de données provenant de systèmes d’information ainsi que pour l’actualisation de cette liste (flux de travaux/réglementation de l’actualisation).

La suite à donner pourrait être un projet modèle complémentaire (réalisé à l’aide d’un ou deux systèmes d’information) basé sur les enseignements tirés des buts du projet et qui contiendrait les points suivants : responsabilités + processus + aspects juridique + besoin d’agir + propositions de mise en œuvre -> constitution patrimoine archivistique.

Proposition de projet

Groupe de projet

Thomas Neukom, AEZH, assume la direction du projet.

  • Stefan Boller, AEBE
  • Franziska Brunner, AFS
  • Martin Kaiser, CECO
  • Thomas Neukom, GT Evaluation AAS
  • Grégoire Oguey, OAEN
  • Oliver Schihin, AEBS