18-038 AG Sistemi informativi trasversali

I diversi livelli dello Stato (Confederazione, Cantoni, Comuni) devono coordinare le loro attività di archiviazione, soprattutto quando si tratta di compiti trasversali o di sistemi informativi trasversali, in modo che non vi siano lacune nella documentazione o registrazioni multiple.

Il gruppo di progetto raccomanda alla Conferenza svizzera dei direttori di archivi (ADK) misure in due settori:

• Al fine di chiarire le questioni descritte nel rapporto finale in relazione all'obbligo di offerta dei documenti al rispettivo livello federale, l'ADK sta elaborando un documento di posizione in cui si afferma che i documenti provenienti da sistemi informativi trasversali possono in linea di principio essere soggetti a un obbligo di offerta sia a livello federale che cantonale. Questo documento dovrebbe aiutare i cantoni a far rispettare l'obbligo di offrire documenti alle autorità cantonali. Inoltre, dal punto di vista degli archivi cantonali rappresentati nel gruppo di progetto, si dovrebbe prendere in considerazione un chiarimento legale, ad esempio come contributo alla valutazione del BGA.
• Per garantire un approccio coordinato tra gli archivi e il relativo flusso di informazioni, il gruppo di lavoro raccomanda la creazione o la designazione di un organismo di coordinamento che sia, tra l'altro, tecnicamente in grado di effettuare chiarimenti preliminari sui sistemi informativi. Se necessario, oltre al coordinamento del flusso di informazioni, ai chiarimenti preliminari e all'aggiornamento dell'elenco, al comitato possono essere affidati ulteriori compiti (ad esempio, indagini su tutti gli uffici che creano file e sui gestori di sistemi o l'elaborazione sistematica dell'elenco dei sistemi).

 

Rapporto finale

Nella riunione del 18 novembre 2020, i membri dell'ADK hanno discusso il rapporto finale e le raccomandazioni del gruppo di lavoro sui "sistemi informativi intersettoriali" e ne hanno approvato la pubblicazione.

Applicazione del progetto

Gruppo di progetto

Gestione del progetto Thomas Neukom, StAZH

• Stefan Boller, StABE
• Franziska Brunner, SFA
• Martin Kaiser, KOST
• Thomas Neukom, Valutazione AG VSA
• Grégoire Oguey, StANE
• Oliver Schihin, StABS