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20-039 Dateiablage

[UZH Archiv, Staatsarchive AG, OW, SZ, ZG, Archiv für Zeitgeschichte]

Ausgangslage

In der Verwaltung sind unbeachtet von Geschäftsverwaltungssystemen oder Datenbanken viele archivwürdige Informationen in Fileablagen abgelegt, und die Inhalte können mittlerweile schon 30 Jahre zurückreichen. Neben Fileablagen aus der Verwaltung kommt der Bereich der Privatarchive, welcher in unterschiedlichem Grade ebenfalls in allen Archiven eine Rolle spielen. Die Struktur der Fileablagen reicht von geordnet bis zum historisch gewachsenen Chaos. Gemeinsame Eigenheiten sämtlicher Ablagen sind die, dass die Anzahl Files rasch sehr gross wird und viele verschiedene Formate existieren. Für die Bereiche Bereitstellung des Aktenangebots, Bewertung, Einlagerung und Erschliessung gibt es kein standardisiertes Produkt, welches zu einem grossen Teil die Aufgaben für die Archive übernimmt. Es gibt verschiedene Tools zu den einzelnen Bereichen. Zwischen verschiedenen Archiven besteht ein Austausch (meistens zu einem konkreten Fall) und Fragen dazu werden sporadisch an Anlässen wie Tagungen diskutiert. Oft ist es aber so, dass die Archive nicht wirklich wissen, wie Berufskolleginnen und -kollegen damit umgehen.

20-039_Dateiablage_Projektantrag.pdf, 344.3K, 09.07.20
Projektantrag

Projektziel

Es sollen die Prozesse, Tools und Schnittstellen für den gesamten Prozess der Archivierung von Dateiablagen von der aktenproduzierenden Stelle bis zur Einlagerung ins Repository untersucht werden, um ein Set an Best-Practices und Workflows zusammenzustellen. Auf einem Nebengleis werden weiterführende Überlegungen angestellt zur Frage, wie der ganze Prozess bis zum Ingest kontrolliert, dokumentiert und automatisiert werden könnte und welche archivfachlichen Überlegungen den jeweiligen Vorschlägen zu Grunde liegen.

Projektteam

  • Martin Akeret, UZH Archiv, Projektleiter, martinakeretarchivuzhch