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Modèle conceptuel pour logiciels de gestion d’archives

Dans le cadre du projet du CECO 14-026 les Archives de l’État de Bâle-Ville, St-Gall et Berne, en collaboration avec le bureau du CECO, ont élaboré le document de travail du CECO « Modèle conceptuel pour logiciels de gestion d’archives ». L'équipe a d’abord modélisé les processus d’affaires archivistiques et les objets d’information correspondants pour définir ensuite l’étendue des fonctionnalités d’un logiciel de gestion d’archives de base en mettant l’accent sur les documents d’archives. Les interfaces vers des systèmes supplémentaires revêtent une importance toute particulière dans cette démarche si l’on veut obtenir une solution modulable. Le large débat au sein du CECO et à l’extérieur sur ce modèle conceptuel a trouvé un aboutissement provisoire le 20 mars 2018 dans le cadre d’un colloque à Berne.

Des exposés de Lambert Kansy (AEBS), Wolfgang Krauth (Archives du Land de Bade-Wurtemberg), Martin Kunz (Scope Solutions), Stefan Bosshard (CMI) et Tobias Wildi (Docuteam) ont apporté des éclairages sur différents aspects du modèle qui ont été examinés par les vingt personnes présentes au cours d’une discussion animée. Les présentations sont disponibles sur le site du CECO. La rencontre a généré plus de nouvelles questions que de réponses. Nous vous rapportons quatre d’entre elles dans la présente newsletter.

  • Qu’entend-on par logiciel de gestion d’archives?
    Pour simplifier, nous utilisons toujours le terme de logiciel de gestion d’archives, mais il faut bien se rendre compte que chaque institution s’en fait une idée différente. Martin Kunz, directeur général de Scope Solutions AG l’a bien montré à la lumière de la clientèle de son entreprise : les grandes institutions d’archivage ont besoin de systèmes puissants et configurables alors que les petites souhaitent l’outil le plus simple et le plus élémentaire possible. Il existe entre les deux toute une gamme de possibilités. Nous devons mieux tenir compte de cette réalité si nous voulons que notre modèle conceptuel contribue à développer le paysage de ces logiciels.
  • Comment échanger des données entre logiciels de gestion d’archives ?
    Afin de répondre au souhait le plus urgent et recueillant le plus de faveurs, plusieurs intervenants, dont Stefan Bosshard, directeur de CMI ont tenté de définir une norme d’échange entre différents logiciels de gestion d’archives qui pourrait découler du modèle de logiciels de gestion d’archives. Le transfert de données d’un logiciel de gestion d’archives à un autre repose actuellement sur des formats insuffisants et nécessite beaucoup de travail manuel. Il est capital pour les archives de pouvoir disposer sans restriction de leurs données centrales, à savoir les métadonnées de description archivistique.
  • A quel point notre discussion doit-elle être technique ?
    Wolfgang Krauth des Archives du Land de Bade-Wurtemberg a fait le constat que le modèle de logiciel de gestion d’archives était un document très technique. Les aspects archivistiques jouent un rôle, mais l’accent est surtout mis sur la technique. Les personnes participant à la discussion ont convenu que dans le cas présent c’était judicieux. N’en demeurent pas moins les questions de savoir quelles exigences techniques peuvent être posées à la compétence technique du public et comment les discussions dans le domaine de l’archivage numérique doivent être explicitement liées aux bases de l’archivage.
  • Quid d’une perspective audacieuse vers l’avenir ?
    Tobias Wildi, directeur de Docuteam a esquissé un monde en mutation rapide et inéluctable dans lequel un logiciel de gestion d’archives se doit de se positionner à l’avenir. Ce monde se déclinera en modules, sera connecté (c’est-à-dire qu’il reposera sur des modèles sémantiques) et évoluera de plus en plus dans les sphères de l’informatique en nuage. La séparation entre métadonnées et données primaires perdra de son importance, ce qui signifie que la distinction entre moteur de recherche et répertoire disparaîtra. Le modèle de logiciels de gestion d’archives du CECO représente la situation actuelle de manière précise et utilisable. Il s’exprime cependant peu sur cette mutation en cours. Il conviendra absolument de suivre cette évolution.

Le bureau du CECO et l’équipe du projet Logiciels de gestion d’archives va remettre l’ouvrage sur le métier et examiner aussi bien le potentiel et les formes possibles d’une nor-malisation accrue du modèle de logiciel de gestion d’archives que les interfaces vers d’autres systèmes évoquées dans le document de travail.

Documentation

2018-03-20_KolloquiumAIS_Einladung.pdf, 11.5K, 11.07.18
Programme

2018-03-20_KolloquiumAIS_PraesKansy.pdf, 1.9M, 28.03.18
Lambert Kansy: Das KOST-Diskussionspapier AIS-Modell: Von der Projektidee zum Ergebnis

2018-03-20_KolloquiumAIS_PraesKrauth.pdf, 510.8K, 28.03.18
Wolfgang Krauth: Das AIS-Modell in der aktuellen deutschen Diskussion

2018-03-20_KolloquiumAIS_PraesKunz.pdf, 1.1M, 28.03.18
Martin Kunz: Trends und Entwicklungen im AIS-Umfeld

2018-03-20_KolloquiumAIS_PraesBosshard.pdf, 556.2K, 28.03.18
Stefan Bosshard: Position und Perspektiven