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Evaluation archivistique de bases de données

L’archivage des données provenant de bases de données est un problème de l’archivage numérique fréquemment soulevé depuis quelques temps. Les applications fondées sur une base de données, appelées applications métier, sont très répandues dans les administrations; elles sont en outre, d’un point de vue historique de l’informatique, relativement anciennes. Par conséquent, ces données font souvent partie des premiers versements numériques reçus par les archives.
Le CECO a débattu des questions de l’évaluation de bases de données le 6 décembre lors d’un colloque en présence d’expertes et d’experts issus de diverses archives. Dans une première partie, trois institutions ont fait part de leurs expériences acquises lors de l’évaluation et de l’archivage de bases de données: les Archives fédérales suisses (Krystyna Ohnesorge et Jérémie Leuthold), les Archives d’Etat de Zurich (Reto Weiss) et les Archives du Land de Bade-Wurtemberg (Christian Keitel). Les points essentiels ont été acceptés à une large majorité. Les trois organes se concentrent sur le contenu et la valeur de l’information lors de l’évaluation de bases de données; cela signifie qu’aucun processus ni logiciel n’est archivé. La base de l’évaluation est par conséquent une analyse détaillée du contenu de l’application spécialisée concernée, les AFS soulignant tout particulièrement la collaboration avec les offices soumis au versement. Il en résulte en règle générale un choix restreint des informations à archiver, et souvent aux AFS un archivage de la base de données complète. Christian Keitel a souligné que la réduction du contenu est complémentaire à l’échantillonnage lorsqu’il s’agit de dossiers en série. Lors de l’archivage d’applications spécialisées, quelques informations concernant tous les enregistrements devraient être conservées (et non toutes les informations concernant quelques enregistrements).
Le fait que le processus esquissé représente une intervention sur l’authenticité des documents est problématique puisqu’une sélection artificielle, toujours assez arbitraire, est effectuée. Les orateurs ont mentionné une série de mesures propres à accroître l’authenticité des documents archivés. Un processus de prise en charge minutieusement documenté, la documentation administrative par des travaux supplémentaires et tout particulièrement l’utilisation la plus large possible des interfaces et bases de données existantes et utilisées tels que des rapports et publications en font partie.
Cet aspect a été davantage approfondi dans la deuxième partie du colloque. Stefan Ryter (Archives de l’Etat de Berne) et Martin Kaiser (CECO) ont montré, grâce au programme des cours de l’université de Berne, que l’archivage de bases de données peut, dans certains cas, se limiter à l’archivage de produits de base de données. Cela est tout particulièrement valable lorsque la base de données n’est utilisée qu’à titre d’aide à l’élaboration de documents.
Pour conclure, un cas particulier a été avancé: les bases de données peuvent également n’avoir qu’une simple fonction de registre dans l’administration, c’est-à-dire ne contenir que des informations de registre concernant les dossiers primaires. Ces informations doivent par conséquent être prises en charge en tant que métadonnées descriptives par les archives. René Quillet (Archives de l’Etat de Bâle-Campagne) a démontré dans son rapport issu de la pratique, la manière dont les données de registre exportées d’une base de données peuvent, à l’aide d’outils très répandus tels que MS Excel, être conditionnées et importées dans des logiciels de gestion d'archives.

Documentation

2010-12-06_BewertungDB_Programm.pdf 17.01 KB
Programm
2010-12-06_BewertungDB_ReferatOhnesorgeLeuthold.pdf 418.22 KB
Ohnesorge/Leuthold: Von den Aufgaben zu den Daten
2010-12-06_BewertungDB_ReferatWeiss.pdf 421.34 KB
Weiss: Verschlanken, vereinfachen, reduzieren
2010-12-06_BewertungDB_ReferatKeitel.pdf 367.52 KB
Keitel: Archivalienbildung aus Fachverfahren
2010-12-06_BewertungDB_ReferatRyterKaiser.pdf 39.33 KB
Ryter/Kaiser: Das Vorlesungsverzeichnis der Uni Bern
2010-12-06_BewertungDB_ReferatQuillet.pdf 2.04 MB
Quillet: Metadaten zu archivierten Unterlagen aus Datenbanken exportieren

Pour une analyse plus détaillée des bases de données voir le Catalogue de formats de données d'archivage:

Bases de données

Dernière mise à jour: 2017/09/05 - © kost-ceco
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