Requisiti minimi per i sistemi di gestione dei documenti dal punto di vista archivistico

Definizione

 Secondo la norma ISO 15489 [1], la gestione dei documenti (Records Management, "RM"), consiste nell'esecuzione efficiente e sistematica della creazione, della consegna, della conservazione, dell'utilizzazione e della soppressione dei documenti, come pure nel controllo della stessa. Questo procedimento comprende la registrazione e la conservazione di informazioni sui processi aziendali. Il RM riguarda quindi l'intero ciclo di vita dei documenti.

I beneficiari principali del RM non sono gli archivi, bensì i produttori e gli utenti primari delle informazioni. Nell'ambito del CECO, si tratta delle amministrazioni nazionali, cantonali e comunali.

Le specifiche per il RM devono essere sviluppate in modo tale da corrispondere alla definizione data sopra ed essere conformi alla norma eCH-0002.

Situazione iniziale

Sebbene non svolgano necessariamente un ruolo di guida o di coordinamento nell'introduzione del RM, gli archivi rivestono un'importanza primaria nel ciclo di vita dei documenti, e sono pertanto tra i principali interessati alla questione. Quando valutano e implementano i sistemi di gestione dei documenti (Records-Management-Systems, "RMS"), devono accertarsi che, in futuro, i documenti gestiti da questi sistemi possano essere archiviati digitalmente in modo strutturato.

Il presente documento descrive in dettaglio i requisiti minimi, da un punto di vista archivistico, di un RMS digitale. Va precisato che, nella pratica, le funzioni principali di un RMS vengono spesso svolte da sistemi informatici di vario genere, come ad esempio i sistemi di gestione documentale (Document Management System, "DMS") e le applicazioni specializzate [2]. Nel testo si utilizza sistematicamente il termine RMS, ma i requisiti sono applicabili, per analogia, anche a tali sistemi.

Requisiti minimi per l'RMS dal punto di vista archivistico

 

1. Principio del dossier: i documenti possono esistere solo nel contesto di un dossier [3]. La creazione dei dossier deve quindi essere supportata.
2. Sistema di classificazione: : il RMS deve includere un sistema di classificazione dei dossier e dei documenti, affinché se ne possano documentare l'origine e il contesto.
3. Protezione e sicurezza: i dossier e i documenti devono essere protetti, con delle misure tecniche e amministrative, dalle modifiche non autorizzate e non verbalizzate, nonché dalle perdite.
4. Metadati: Un insieme minimo di metadati, perlomeno al livello dei dossier, è indispensabile per la catalogazione archivistica [4]. L'istituto archivistico deve poter ottenere alcuni di questi metadati direttamente dall'ente che fornisce i documenti. Essi devono pertanto obbligatoriamente essere presenti nel RMS, e devono essere inseriti in modo pertinente. I metadati riguardano il titolo, la data di creazione e/o il periodo di validità, i diritti di accesso [5] e il numero di riferimento del documento nel sistema originale.
5. Selezione: Per ragioni di efficienza e tracciabilità, le categorie dei piani di classificazione su cui si basa il RMS sono spesso oggetto di valutazioni preliminari. Deve essere possibile inserire ed ereditare queste decisioni di selezione nel RMS. Inoltre, la valutazione individuale dei dossier e dei documenti da parte dell'archivio o dell'ente che fornisce i documenti deve essere possibile secondo le regole di selezione e automatizzabile. Questo consente il campionamento di fascicoli seriali e la selezione dei documenti in base allo stato di lavorazione e/o alla versione.
6. Chiusura dei dossier: Il RMS deve consentire la chiusura o l'abbandono dei dossier, in modo da rendere possibile il calcolo delle scadenze. Deve essere possibile forzare la chiusura dei dossier al momento opportuno.
7. Conversione dei documenti: L'ente che fornisce i documenti deve convertirli in un formato ricevibile dall'archivio [6]. Questo deve avvenire al più tardi in occasione della consegna all'archivio, ma se possibile già al momento della finalizzazione del documento (chiusura o abbandono del dossier). La conversione da parte dell'ente stesso riduce il rischio di problemi legati all'obsolescenza e consente un migliore controllo della qualità rispetto a una conversione successiva.
8. Versamento strutturato: Il sistema deve essere in grado di esportare dati e metadati secondo uno schema predefinito. I dati non devono essere cifrati o protetti da una password. Se un sistema conserva dei dati archiviati, deve essere possibile contrassegnarli come tali. L'ente che fornisce i documenti deve tenere a disposizione i documenti potenzialmente archiviabili finché l'archivio non ne confermi la presa a carico.

 

 

Appendice

Fonti citate

eCH
eCH-0002: Records Management
Versione 1.00, 23.06.2003
https://www.ech.ch/de/ech/ech-0002
(riferimenti: International Organization for Standardization, Information and documentation – Records Management – Part 1: General [ISO 15489-1:2001]
http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=31908)

CECO
Catalogo dei formati di file d'archivio (Cfa)
Versione 2.0, 2009
Cfa

KOST
Specifiche quadro per l'archiviazione digitale (Progetto bentō)
2010
bentō

 

Ulteriore letteratura

Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag
Empfehlung: Archivische Anforderungen bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems bzw. eines Vorgangsbearbeitungs-Systems
https://www.bundeskonferenz-kommunalarchive.de/empfehlungen/Empfehlung_DMS.pdf

Model Requirements for the Management of Electronic Records
MoReq2 Specification,
2008
https://www.moreq.info/

Note

[1] UNI ISO 15489-1: informazione e documentazione : gestione dei documenti di archivio (record). principi generali : norma italiana, aprile 2006

[2] I sistemi di gestione documentale (DMS) gestiscono i documenti, ma non prevedono il controllo del flusso di lavoro e la strutturazione dei documenti in base alle esigenze aziendali (sistema di archiviazione, formazione di dossier). Le applicazioni specializzate o i sistemi informativi supportati da database sono utilizzati per la soluzione di un compito amministrativo specifico, ma di solito generano anche documenti nel senso di registrazioni.

[3] Non è sufficiente la creazione di un dossier virtuale a seguito di una ricerca.

[4] Cfr. Framework specification for digital archiving (progetto bentō), p.6f.

[5] "Disposizioni di accesso" si riferisce alle informazioni sulla pubblicità, sulla protezione dei dati e sullo stato di riservatezza dei documenti, che sono in parte decisive per determinare i periodi di protezione archivistica e le disposizioni di accesso.

[6] Raccomandazione: si dovrebbero utilizzare i formati del catalogo KOST dei formati di file d'archivio (Cfa).

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