Requisiti minimi per i sistemi di gestione dei documenti dal punto di vista archivistico

Definizione

La gestione dei documenti (RM) è il controllo e l'esecuzione efficiente e sistematica della creazione, della ricezione, della conservazione, dell'uso e dello smaltimento dei documenti [1], compresi i processi di registrazione e conservazione delle prove e delle informazioni sui processi e sulle transazioni aziendali sotto forma di file, secondo la norma ISO 15489. L'intero ciclo di vita del materiale scritto è quindi interessato.

I beneficiari principali della gestione dei documenti sono i produttori e gli utenti primari delle informazioni e non gli archivi. Nel caso del CECO, si tratta delle amministrazioni nazionali, cantonali e comunali. Le specifiche per il RM devono essere sviluppate da una prospettiva di RM e devono essere conformi allo standard eCH-0002.

Situazione iniziale

Gli archivi sono in ogni caso tra gli stakeholder del RM perché svolgono un ruolo importante nel ciclo di vita dei documenti, anche se non hanno necessariamente un ruolo di guida o di coordinamento nelle implementazioni del RM. Quando valutano e implementano i sistemi di gestione dei documenti (RMS), devono innanzitutto farsi promotori di quei requisiti che consentono la successiva archiviazione digitale ordinata dei documenti gestiti in questi sistemi.

Questo documento illustra i requisiti minimi che devono essere posti a un RMS elettronico dal punto di vista dell'archiviazione. Nel fare ciò, è importante specificare che in pratica le funzioni centrali degli RMS sono spesso svolte da diversi tipi di sistemi informatici, come i sistemi di gestione dei documenti e le applicazioni specializzate [2]. Il presente documento si applica anche a tali sistemi, mutatis mutandis. Tuttavia, per facilitare la lettura, si utilizza il termine RMS in tutto il testo.

Requisiti minimi per l'RMS dal punto di vista archivistico

 

1. Principio del dossier: La formazione del dossier deve essere supportata. I documenti possono essere presenti solo nel contesto di un dossier [3].
2. Sistema di ordini: Un sistema di ordini (OS) deve essere memorizzato e utilizzato nell'RMS. Solo se i dossier si trovano in un sistema operativo, il loro contesto di creazione e trattamento è documentato.
3. Protezione e sicurezza: I fascicoli e i documenti devono essere protetti con misure organizzative e tecniche contro le modifiche non autorizzate e non registrate, nonché contro la perdita.
4. Metadati: Un insieme minimo di metadati descrittivi almeno a livello di dossier è obbligatorio per la catalogazione archivistica [4]. L'archivio deve essere in grado di rilevare alcuni di questi metadati dall'ente che crea il file. Questi metadati devono quindi essere obbligatori nell'RMS e compilati in modo significativo. Si tratta di meta-informazioni sulle seguenti aree: Titolo; periodo di origine/tempo di esecuzione; norme di accesso [5]; numero del file nel sistema originale.
5. Valutazione: Per ragioni di efficienza e di migliore tracciabilità, i singoli elementi dei piani dei file su cui si basa un RMS sono spesso dotati di decisioni di valutazione prospettica. Deve essere possibile memorizzare ed ereditare queste decisioni di valutazione nell'RMS. Inoltre, la valutazione individuale dei dossier e dei documenti da parte dell'Ufficio o degli archivi deve essere possibile e automatizzabile secondo le regole. Questo supporta la formazione di campioni in fascicoli seriali e la selezione dei documenti in base allo stato di lavorazione e/o alla versione.
6. Chiusura dei dossier: L'RMS deve consentire la chiusura o la cancellazione esplicita dei dossier in modo da rendere possibile il calcolo delle scadenze. Deve essere possibile forzare la chiusura dei dossier in momenti appropriati.
7. Conversione dei documenti: I documenti devono essere convertiti in un formato accettato dall'archivio dall'ufficio responsabile del fascicolo al più tardi al momento della consegna all'archivio, ma se possibile già al momento della sua conclusione (chiusura del fascicolo/termine) [6]. La conversione tempestiva da parte dell'agenzia di registrazione stessa riduce i rischi di obsolescenza e consente un migliore controllo della qualità rispetto a una conversione successiva.
8. Trasferimento ordinato: Il sistema deve essere in grado di esportare primari e metadati secondo un processo e uno schema di dati definiti. I dati offerti non devono essere protetti da password o crittografati. Se un sistema conserva dati archiviati, deve essere possibile contrassegnarli come archiviati. I documenti meritevoli di archiviazione devono essere tenuti a disposizione nei loro sistemi dall'ufficio che li conserva fino a quando la consegna all'archivio non sia stata confermata da quest'ultimo.

 

 

Appendice

Fonti citate

eCH
eCH-0002: Records Management
Versione 1.00, 23.06.2003
https://www.ech.ch/de/ech/ech-0002
(riferimenti: International Organization for Standardization, Information and documentation – Records Management – Part 1: General [ISO 15489-1:2001]
http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=31908)

CECO
Catalogo dei formati di file d'archivio (Cfa)
Versione 2.0, 2009
Cfa

KOST
Specifiche quadro per l'archiviazione digitale (Progetto bentō)
2010
bentō

 

Ulteriore letteratura

Conferenza federale degli archivi comunali presso l'Associazione tedesca delle città. Raccomandazione: Requisiti archivistici per l'introduzione di un sistema di gestione documentale o di un sistema di trattamento dei casi
2007
https://www.bundeskonferenz-kommunalarchive.de/empfehlungen/Empfehlung_DMS.pdf

Modello di requisiti per la gestione dei documenti elettronici. Specifica MoReq2 2008
https://www.moreq.info/

Note

[1] UNI ISO 15489-1: informazione e documentazione : gestione dei documenti di archivio (record). principi generali : norma italiana, aprile 2006

[2] I sistemi di gestione documentale (DMS) gestiscono i documenti, ma non prevedono il controllo del flusso di lavoro e la strutturazione dei documenti in base alle esigenze aziendali (sistema di archiviazione, formazione di dossier). Le applicazioni specializzate o i sistemi informativi supportati da database sono utilizzati per la soluzione di un compito amministrativo specifico, ma di solito generano anche documenti nel senso di registrazioni.

[3] Non è sufficiente la creazione di un dossier virtuale a seguito di una ricerca.

[4] Cfr. Framework specification for digital archiving (progetto bentō), p.6f.

[5] "Disposizioni di accesso" si riferisce alle informazioni sulla pubblicità, sulla protezione dei dati e sullo stato di riservatezza dei documenti, che sono in parte decisive per determinare i periodi di protezione archivistica e le disposizioni di accesso.

[6] Raccomandazione: si dovrebbero utilizzare i formati del catalogo KOST dei formati di file d'archivio (Cfa).

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