Requisiti minimi per l'archiviazione digitale

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Questa è la versione 1.0 dei Requisiti minimi per l'archiviazione digitale del 2009, sostituita nel 2018 dalla versione 2.0 dei Requisiti minimi per un archivio digitale a lungo termine.

Definizione

L'obiettivo dell'archiviazione digitale è quello di conservare i documenti digitali provenienti da fonti statali e private in forma comprensibile per un lungo periodo di tempo, per garantirne l'autenticità e consentirne l'accesso. Per "lungo periodo" si intende fondamentalmente un periodo di tempo illimitato, ma almeno un periodo di tempo che supera diverse generazioni di hardware e software.

Il compito dell'archiviazione digitale comprende diverse parti:

• Il trasferimento ordinato, cioè la documentazione della storia di trasmissione dei documenti digitali dall'ufficio di provenienza all'archivio.
• Conservazione del flusso di bit, ovvero la conservazione inalterata della sequenza di bit dei documenti digitali archiviati.
• Mantenere l'usabilità, ossia garantire che i documenti digitali archiviati possano essere trovati, messi in forma leggibile, contestualizzati e compresi.
• L'indicizzazione, cioè la sistemazione dei documenti digitali archiviati e la loro indicizzazione in un finding aid.
• Garantire l'autenticità, ossia ottenere elementi sufficienti che possano fornire all'utente una prova sufficiente dell'autenticità dei record digitali.

Questi sottocompiti riguardano sia i dati primari digitali sia tutti i metadati necessari alla loro comprensione.

Si presume che all'archiviazione digitale si applichino i principi già noti e consolidati dell'archiviazione. I documenti archivistici digitali sono fondamentalmente soggetti agli stessi requisiti e alle stesse regole dei documenti archivistici analogici: valutazione, indicizzazione, mediazione, ecc.

Sulla base delle rispettive leggi e ordinanze archivistiche, i promotori del KOST riconoscono l'archiviazione digitale come uno dei loro compiti principali. Si uniscono al consenso internazionale sul fatto che l'archiviazione digitale sia accuratamente descritta dal modello di riferimento OAIS (ISO 14721). La seguente serie di requisiti concreti si basa quindi sull'OAIS e fa esplicito riferimento alla sua terminologia. Inoltre, per quanto possibile, devono essere utilizzati standard e best practice consolidati.

Requisiti per l'archiviazione digitale

Risorse e ancoraggio istituzionale: l'archiviazione digitale richiede risorse umane e finanziarie a lungo termine. Deve essere finanziata con fondi di bilancio regolari.

Policy: i processi e i modelli di dati sono definiti per le singole fasi dell'archiviazione digitale (acquisizione, archiviazione, indicizzazione, conservazione, utilizzo). Esistono meccanismi per verificare la conformità a questi requisiti. I processi e i modelli di dati sono soggetti a cambiamenti costanti e ad adattamenti regolari a nuovi sviluppi.

 

Trasferimento: il trasferimento dei documenti all'archivio avviene secondo un processo documentato (ingest). Viene definito in modo verificabile in quale forma e con quali metadati vengono trasferiti i record (SIP). Il trasferimento è completo quando l'archivio ha preso il controllo fisico e ufficiale dei documenti.

 

Dati primari e metadati: Un insieme minimo di metadati descrittivi e tecnici viene memorizzato con i dati primari (AIP). La relazione tra dati primari e metadati è garantita in modo appropriato. Si verifica che i metadati corrispondano alla struttura definita. I file che rappresentano i record digitali archiviati sono conservati in formati adatti all'archiviazione. I record archiviati possono essere chiaramente identificati.

 

Conservazione Bitstream: i documenti digitali archiviati sono conservati in un'infrastruttura di archiviazione che soddisfa almeno i seguenti requisiti: tre copie in due luoghi diversi, controllo regolare dell'integrità dei dati, solo accesso controllato (archival storage).

 

Aiuto al reperimento: un insieme minimo di metadati descrittivi viene registrato per i documenti digitali archiviati in un aiuto al reperimento o in un sistema informativo d'archivio, che serve a classificarli nella tettonica dell'archivio e a rendere i dati primari più facili da trovare (datamanagement).

 

Preservation Planning: l'archivio pianifica e implementa misure adeguate per garantire la leggibilità permanente dei documenti digitali archiviati.

 

Uso: l'archivio offre al suo pubblico l'accesso in lettura ai documenti digitali archiviati nel quadro dei requisiti legali (access). Vengono definiti i processi e i formati di accesso (DIP).

 

Appendice: Riferimenti

American Library Association,
Association for Library Collections and Technical Services
Definitions of Digital Preservation
2007
https://www.ala.org/alcts/resources/preserv/defdigpres0408

Association des Archivistes Français
Fiche conseil "Qu'est-ce que l'archivage électronique?", cf.
http://fr.groups.yahoo.com/group/archives-fr/message/7731

Consultative Committee on Space Data Systems
Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS)
CCSDS 650.0-B-1, BLUE BOOK, 2002
https://public.ccsds.org/Pubs/650x0m2%28F%29.pdf (entspricht ISO 14721, http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=24683 )

DCC, DPE, nestor, CRL
Ten Principles (former: Core Requirements for Digital Archives)
2007
http://www.crl.edu/archiving-preservation/digital-archives/metrics-assessing-and-certifying/core-re

Nestor Handbuch:
Eine kleine Enzyklopädie der digitalen Langzeitarchivierung
Version 1.2, Juni 2009
http://nestor.sub.uni-goettingen.de/handbuch/nestor-handbuch.pdf

Nestor-Kriterien
Kriterienkatalog vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive, Version 2
(Nestor-Materialien 8)
2009
urn:nbn:de:0008-2008021802

OCLC/CRL
Trustworthy Repositories Audit & Certification: Criteria and Checklist [TRAC]
2007
http://www.crl.edu/PDF/trac.pdf

 

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