Requisiti minimi per un archivio digitale a lungo termine

Introduzione

Questo documento definisce i requisiti che un archivio digitale a lungo termine deve soddisfare secondo le conoscenze e le buone pratiche attuali. I principi di base e la terminologia si basano sul modello di riferimento OAIS (ISO 14721), la struttura sul catalogo di criteri nestor e il contenuto sui diversi concetti internazionali per la certificazione degli archivi digitali a lungo termine.

I membri del CECO si adoperano per applicare in modo trasparente tali requisiti quando creano e gestiscono i loro archivi digitali a lungo termine.

Definizione

L'obiettivo di un archivio digitale a lungo termine è di conservare in modo comprensibile e per un lungo periodo di tempo i documenti digitali prodotti da organismi statali o da enti privati; di garantirne l'autenticità e di consentirne l'accesso. Per "lungo periodo" s'intende in linea di massima un periodo di tempo illimitato. Ad ogni modo dovrebbe oltrepassare diverse generazioni di hardware e software.

I documenti archivistici digitali sono fondamentalmente soggetti alle stesse esigenze e regole dei documenti archivistici analogici. I principi consolidati e noti dell'archiviazione si applicano anche a loro. Inoltre, per garantire la conservazione delle informazioni, un archivio digitale a lungo termine deve soddisfare una serie di requisiti organizzativi e tecnici specifici. Essi possono essere suddivisi in tre aree: Obiettivi e organizzazione, gestione della documentazione digitale, infrastruttura e sicurezza.

Requisiti per un archivio digitale a lungo termine

Obiettivi e organizzazione

I requisiti di questa sezione riguardano il quadro organizzativo nel quale si situa l'archivio digitale a lungo termine, ovvero i suoi obiettivi, le condizioni legali, le risorse umane e finanziarie e la struttura organizzativa.

Presupposti di base: le norme legali e contrattuali sono rispettate. Per l'archivio digitale a lungo termine sono state definite una strategia (situazione iniziale, obiettivi, compiti) e una variante di attuazione. Le stesse sono state approvate dall'ente responsabile.

Risorse e ancoraggio istituzionale:  l'archivio digitale a lungo termine richiede risorse umane e finanziarie a lungo termine e va finanziato con fondi di bilancio regolari.

Politica: i processi e i modelli di dati sono definiti per le singole fasi dell'archiviazione digitale (acquisizione, archiviazione, indicizzazione, conservazione, consultazione). Esistono meccanismi per verificare la conformità a questi requisiti. I processi e i modelli possono essere costantemente aggiornati e adattati a nuovi sviluppi.

 

Gestione della documentazione digitale

I requisiti di questa sezione riguardano la gestione dei documenti digitali durante il loro ciclo di vita nell'archivio digitale a lungo termine.  Essi si basano sui compiti centrali definiti nel modello di riferimento OAIS: acquisizione (Ingest), descrizione archivistica (Data Management), archiviazione (Archival Storage) compresa la conservazione del bitstream (Bitstream Preservation), accesso (Access) e processi di supporto all'amministrazione e alla pianificazione della conservazione (Preservation Planning). Questa impostazione si applica sia ai dati digitali primari sia a tutti i metadati necessari alla loro comprensione.

Pacchetto informativo: oltre ai dati primari (SIP, AIP) occorre memorizzare un insieme minimo di metadati descrittivi e tecnici. La relazione tra dati primari e metadati va salvaguardata in modo appropriato e la corrispondenza fra i metadati e la struttura predefinita è da verificare. I dati che rappresentano i record digitali archiviati sono da conservare in formati adatti all'archiviazione. I documenti archiviati devono essere chiaramente identificabili.

Versamento: il trasferimento dei documenti all'archivio avviene secondo un processo documentato (ingest). Occorre definire in modo verificabile in quale forma e con quali metadati vengono trasferiti i documenti (SIP).

Bitstream Preservation: i documenti digitali archiviati sono conservati in una struttura di archiviazione che soddisfi almeno i seguenti requisiti: tre copie in due luoghi diversi, controllo regolare dell'integrità dei dati, accesso strettamente regolamentato (Archival Storage).

Strumenti di ricerca: i documenti vanno indicizzati in modo da poter essere reperiti con mezzi adeguati. Questo può avvenire attraverso l'approntamento di un insieme minimo di metadati descrittivi, ma anche attraverso la ricerca full text o l'accesso ai metadati intrinseci dei documenti digitali. L'indicizzazione dovrebbe avvenire già durante il processo di trasferimento dal SIP.

Utilizzazione: L'archivio digitale a lungo termine offre al suo pubblico l'accesso in lettura ai documenti digitali archiviati (access) nel quadro dei requisiti legali. I processi e i formati di accesso (DIP) sono definiti.

Preservation Planning: l'archivio digitale a lungo termine pianifica e implementa misure appropriate per garantire la leggibilità permanente dei documenti digitali archiviati.

Infrastrutture e sicurezza

I requisiti di questa sezione riguardano gli aspetti tecnici del sistema nel suo complesso e la sicurezza delle informazioni.

Infrastruttura e sicurezza: l'infrastruttura garantisce la protezione dell'archivio digitale a lungo termine e dei suoi oggetti documentari. Oltre ai requisiti per la gestione degli oggetti, l'infrastruttura IT implementa anche i requisiti del concetto di sicurezza IT.

Concetto di sicurezza informatica: Concetto di sicurezza informatica: il concetto di sicurezza è stato definito e comprende, tra l'altro, le autorizzazioni di accesso e il monitoraggio degli accessi agli oggetti digitali. I dipendenti dell'archivio sono formati in materia di sicurezza informatica.

Appendice

Bibliografia

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Association for Library Collections and Technical Services
Definitions of Digital Preservation, 2007
http://www.ala.org/alcts/resources/preserv/defdigpres0408

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CCSDS 650.0-M-2, MAGENTA BOOK, 2012
https://public.ccsds.org/pubs/650x0m2.pdf
(corrisponde a ISO 14721:2012, https://www.iso.org/standard/57284.html)

Consultative Committee on Space Data Systems
Audit and certification of trustworthy digital repositories
CCSDS 652.0-R-1, Magenta Book, 2011
https://public.ccsds.org/pubs/652x0m1.pdf
(corrisponde a ISO 16363:2012, https://www.iso.org/standard/56510.html)

DPC DigitalPreservationCoalition
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https://www.dpconline.org/docs/digital-preservation/procurement-toolkit/2581-core-requirements-for-a-digital-preservation-system-v1/file

Direction des Archives de France
L’archivage numérique à long terme : les débuts de la maturité ?
Manuels et guides pratiques
Paris, La Documentation française, 2009

Edmunds, Rorie et al.
Core trustworthy data repositories requirements, 2016
https://doi.org/10.5281/zenodo.168411

Nestor-Kriterien
Kriterienkatalog vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive, Version 2 (Nestor-Materialien 8), 2008
urn:nbn:de:0008-2008021802

OCLC/CRL
Trustworthy Repositories Audit & Certification: Criteria and Checklist [TRAC], 2007
http://www.crl.edu/sites/default/files/d6/attachments/pages/trac_0.pdf

Controllo della versione

Version	Datum	Kommentar
1.0	09.2009	Pubblicazione iniziale
2.0	11.2018	Concentrarsi sull'archivio digitale a lungo termine anziché sull'archiviazione digitale; Semplificazione dell'introduzione e della definizione; Organizzazione dei requisiti secondo i criteri Nestor; Inclusione dei requisiti "Presupposti di base", "Preservation Planning", "Infrastruttura e sicurezza", "Concetto di sicurezza informatica"; Aggiornamento della bibliografia

 

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