Flux d'information pour les systèmes d'information transversaux
Représentation graphique du flux d'information
Le graphique ci-dessous représente le flux d'information pour l'archivage des systèmes d'information transversaux avec l'aide de l'organe de coordination
Archives fédérales
Archives de l'État(s)
1a
Des Archives de l'État sont intéressées par des documents et recherchent des coopérations.
Des Archives de l'État
(d’un ou plusieurs cantons) constatent que des documents
qu’elles aimeraient prendre en charge se trouvent dans
un système transversal. Elles font part de leur intérêt
à l’organe de coordination des archives et demande s’il y a
d’autres intéressés.
1b
Les Archives fédérales informent de la proposition et de la décision d'évaluation
Lorsque les Archives fédérales reçoivent une proposition de documents
en provenance d’un système transversal ou qu’elles s’en occupent
de manière prospective, elles en informent l’organe de coordination
des archives de la proposition et d’une éventuelle décision d’évaluation
Organe de coordination des archives
2
L'organe de coordination des archives fait suivre des infos + évaluation selon liste de contrôle L'organe de coordination des archives
évalue le système sur la base de la liste de contrôle (cf. annexe 1)
et transmet les données disponibles à toutes les Archives de l’État :
• Demande des Archives de l’État (1a)
• Informations des Archives fédérales sur la proposition et sur la décision d’évaluation (1b)
• Évaluation du système en fonction de la liste de contrôle
Archives de l'État
3
Les Archives de l'État font part de leur intérêt à coopérer Les Archives de l’État intéressées à coopérer
s’annoncent auprès de l’organe de contrôle des archives.
Organe de coordination des archives
4
L'organe de coordination des archives communique les archives intéressées l'organe de coordination des archives
informe les Archives de l’État à l’origine de la demande (1a)
sur les autres archives intéressées.
Archives de l'État(s)
5
Les archives de l'État coopèrent Les Archives de l’État intéressées
collaborent à l’évaluation, en règle générale dans l’objectif d’une décision
d’évaluation commune et de développer l’interface de versement correspondante
Archives de l'État
6
Les Archives de l'État sollicitent des documents Les Archives de l’État
intéressées collaborent à l’évaluation, en règle générale dans l’objectif
d’une décision d’évaluation commune et de développer l’interface de versement correspondante.
Autorités cantonales
7
Les autorités cantonales sollicitent des documents Les autorités cantonales
sollicitent les documents souhaités auprès de l’autorité fédérale responsable.
Cela peut également se faire de manière prospective,
avec notamment pour objectif de mettre sur pied une interface d’exportation.
Autorité fédérale
8
L'autorité fédérale transmet des documents l' autorité fédérale
transmet les documents à verser aux autorités cantonales.
Autorités cantonales
9
Les autorités cantonales versent des documentsLes autorités cantonales
versent les documents aux Archives de l’État.
Archives de l'État
Archives de l'État(s)
X
Les archives de l'État coopérant mutuellement communiquent la décision d'evaluation commune Les archives de l'État coopérant mutuellement
font part à l’organe de coordination des archives de leur décision d’évaluation commune
(ou le cas échéant, des différentes décisions d’évaluation).
Organe de coordination des archives
Y
L’organe de coordination des archives informe de la décision d'évaluation et du processusL’organe de coordination des archives
informe les Archives fédérales des décisions d’évaluation cantonales et de la suite du processus.
Z
L'organe de coordination des archives met à jour la liste L’organe de coordination des archives
met continuellement à jour la liste des système transversaux, notamment les informations suivantes:
• Nouveaux systèmes transversaux
• Évaluation de systèmes en fonction de la liste de contrôle
• Décisions d’évaluation des Archives fédérales et des Archives de l’État
