Flusso di lavoro per sistemi informativi trasversali
Rappresentazione grafica del flusso di lavoro
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Il diagramma seguente illustra il flusso di lavoro dell'archiviazione dei sistemi informativi a più livelli con il coinvolgimento dell'organismo di coordinamento.
Archivio federale
Ufficio/i del casellario pubblico
1a
Un archivio di stato è interessato ai
documenti e sta cercando
parti interessate a collaborare.
Un archivio statale
scopre che i documenti che desidera
prendere in carico sono situati in un
sistema. Segnala il suo interesse all'organo di
coordinamento degli archivi e chiede se ci sono
altre parti interessate.
ci sono altre parti interessate.
1b
Gli Archivi federali forniscono informazioni
sulle offerte e sulle decisioni di
valutazione.
Quando l'Archivio Federale riceve documenti da un sistema trasversale
sistema trasversale viene offerto o ne è prospetticamente interessato,
informa il comitato di coordinamento dell'archivio dell'offerta e dell'eventuale decisione di valutazione.
eventuale decisione di valutazione
Organismo di coordinamento<
2
Il comitato di coordinamento trasmette le informazioni e la valutazione in base alla lista di controllo. L'organismo di coordinamento
valuta il sistema sulla base della lista di controllo (cfr. Appendice 1) e trasmette le informazioni disponibili a tutti gli Archivi di Stato.
Archivi di Stato:
- Richiesta dell'Archivio di Stato (1a)
- Informazioni dell'Archivio federale sull'offerta e sulla decisione di valutazione (1b)
- Valutazione del sistema in base alla lista di controllo
Archivio di Stato
3
Gli archivi di Stato esprimono interesse per la cooperazione Archivi statali interessati alla cooperazione
contattare il comitato di coordinamento degli archivi.
Organismo di coordinamento
4
L'organismo di coordinamento informa gli archivi interessati L'organo di coordinamento
degli archivi informa l'archivio di Stato richiedente originario (1a)
su altri archivi interessati.
Ufficio/i del casellario pubblico
5
Gli archivi di Stato collaborano Gli archivi di Stato interessati
collaborano al processo di valutazione,
di regola con l'obiettivo di raggiungere una decisione di valutazione comune
decisione di valutazione e una corrispondente interfaccia di consegna.
Archivio di Stato
6
Gli archivi di Stato richiedono documenti Ogni archivio di Stato
Ogni archivio di Stato contatta l'autorità cantonale che è tenuta a offrire i documenti in questione e li richiede.
e li richiede (naturalmente l'ingresso può avvenire anche sulla base di un'offerta di un'autorità cantonale).
di un'autorità cantonale).
Nel fare ciò, fa riferimento ai chiarimenti precedenti e alla decisione di valutazione congiunta.
Autorità cantonali
7
Le autorità cantonali richiedono documenti Le autorità cantonali
richiedono i documenti desiderati all'autorità federale competente.
Questo può essere fatto anche in prospettiva, tra l'altro con l'obiettivo di far costruire un'interfaccia per l'esportazione.
Autorità federale
8
L'autorità federale trasmette i documenti Le autorità federali
trasmettono i documenti da consegnare alle autorità cantonali.
Autorità cantonali
9
Le autorità cantonali consegnano i documenti Un'autorità cantonale
consegna i documenti all'Archivio di Stato.
Archivio di Stato
Ufficio/i del casellario pubblico
X
Gli archivi di stato cooperanti riferiscono la decisione di valutazione congiunta Gli archivi di stato cooperanti
riferiscono la loro decisione di valutazione congiunta al
l'organo di coordinamento degli archivi
(o, se del caso, decisioni di valutazione diverse).
Organismo di coordinamento
Y
L'organo di coordinamento informa sulla decisione e sulla procedura di valutazione..
Il Comitato di coordinamento
degli archivi informa l'Archivio federale sulle decisioni di valutazione cantonali e sulla procedura successiva.
Z
L'organo di coordinamento aggiorna l'elenco L'organismo di coordinamento degli archivi
aggiorna continuamente l'elenco dei sistemi trasversali,
includendo le seguenti informazioni:
- Nuovi sistemi intersettoriali
- Valutazione dei sistemi secondo la lista di controllo
- Decisioni di valutazione dell'Archivio federale e dell'Archivio di Stato.
