Aufbereiten und Bewerten bei Dateiablagen meint eine inhaltliche Analyse, auf Grund derer dann erste Bewertungsentscheide gefällt werden, nämlich Umstellen der Ablage, Löschen von Teilen der Ablage und Umbenennen der Ordnerstruktur.

• Tree Size (SAB, UAZ, StASO, StAOW, STASH, STASZ)

(Speicherplatz-Management, Scanergebnisse, Prüfsummen berechnen usw.). https://www.jam-software.de/ → Frage (StASO): Prüfsummen berechnen mit Tree Size oder nur Vergleich?

• Microsoft Excel (SAB, UAZ, ETHZ)

• Windows Power Shell (SAB, StASO)

• Windows (Datei) Explorer (UAZ, STASH, StASO, STASZ, StAOW)

• Explorer++ (UAZ)

• Total Commander (STASH)

• Eraser (STASH)

• Filemaker Datenbank basierend auf csv Export aus DROID (StAOW)

• In unserem Workflow-Entwurf Teil der inhaltlichen Analyse / Erschliessungsplanung. Kein technischer Vorgang sondern eine Bewertung hinsichtlich Überlieferungswürdigkeit resp. eine Reaktion auf die Ergebnisse der technischen Analyse. Primär für grosse Bestände relevant. (AfZ)

• Inhaltliche Analyse bei grösseren Beständen. Ist eine Nachbewertung nötig, bilden wir die Ordnerstruktur in einem Excelsheet ab und bewerten die Positionen dort. Für den Bereinigungsprozess haben wir ein work in progress Dokument mit dem Titel „2020-09-24_UAZ_Anleitung-Ingest-Dateiablagen“ Externer Link. Bei grösseren Beständen wird der Bewertungs- und Bereinigungsprozess ausserdem in einem separaten Word-Dokument protokolliert. Ziel der Dokumentation ist, wiederkehrende Elemente in die Anleitung zum Pre-Ingest und Ingest einfliessen zu lassen. (UAZ)

• Die inhaltliche Analyse ist mit viel Handarbeit verbunden. Je strukturierter die Amtsstelle gearbeitet hat, desto weniger Aufwand für das Archiv. Theoretisch ist es Aufgabe der abliefernden Stelle, Dossiers/Ablagen so zu bereinigen, dass nur geschäftsrelevante und lesbare Dokumente abgeliefert werden (Bedeutung des vorarchivischen Bereichs, Aktenpläne, Dossierprinzip etc.). In der Praxis macht das Archiv trotzdem einen Grossteil der Arbeit. Löschen von Versionen, Doppel, nicht geschäftsrelevanten Dok., klassische Bewertungsfragen, Systemdateien etc. Wenn nötig, neue Struktur in die Ablage bringen. Es wären Tools/Prozesse wünschenswert, die den Bereinigungsprozess erleichtern. Frage: Wie detailliert muss/soll die Bereinigung/Bewertung dokumentiert werden? In der Regel erläutern wir in einem separaten Dok. zur Ablieferung (technische Dokumentation) summarisch die Bewertungs- und Bereinigungsentscheide. Im StAZH wird jeweils Struktur und Inhalt vor und nach der Bereinigung dokumentiert (eigens kreiertes Excel-Makro). (STASZ)

• Wir möchten darauf hinwirken, dass die IT uns direkten Zugang zu den Ablagen der Verwaltung gibt, damit die Bereinigung/Bewertung vom eigenen Büro aus gemacht werden kann. So kann auch gewährleistet werden, dass gelöschte Dateien wirklich gelöscht sind und in der Verwaltung nicht doch noch Kopien vorhanden sind, die in ein paar Jahren wieder angeboten werden (STASZ) UAZ: Das haben wir zum Teil. Entweder permanent (bspw. zu einem vorher definierten Archivordner, oder zu gesamten Ablage (immer wieder auch mal temporär nur zum Zeitpunkt der Ablieferung)

• Summarische Löschung von problematischen Dateiformaten erfolgt vor der inhaltlichen Analyse. Inhaltliche Analyse ist grösstenteils Handarbeit. Bewertungsvorschlag des Staatsarchivs auf Stufe Serie oder Dossier wird mit der abliefernden Stelle besprochen. Keine Bewertung auf Stufe Einzeldokument. Es wird bewusst in Kauf genommen, dass so auch nicht archivwürdige Dokumente im digitalen Langzeitarchiv landen. Dokumentation der Bewertung/Bereinigung durch Vorher / Nachher csv Export aus DROID. Die Dokumentation wird im SIP gespeichert und im AIS als eigenes Dossier erschlossen. (StAOW)

• Dateinamenskonvention, die mit der abliefernden Stelle vereinbart und als Anhang zu den Organisationsvorschriften erlassen werden. Die Vorlage wird mit den Verantwortlichen angepasst (Löschen oder Ändern von Passagen) entwurf_datei-ordnerbenennung_staso.docx. (StASO) –>Frage (STASH): Wird das von den anderen Diensstellen akzeptiert und auch verwendet?

• Theoretisch: im Prozess «2.2.3.4. Überlieferungsbildung digitale Unterlagen aus Fileablagen» abgebildet. 1. Analyse der Fileablage und Bestimmen der archivwürdigen Dokumente (sofern vorhanden) durch SAB in Zusammenarbeit mit der Dienststelle. 2. Entscheid: Übernahme JA/NEIN. 3.Ja: Dienststelle muss Vorgaben des SAB für Übernahme erfüllen. Es wird besprochen, in welcher Form und durch welche Vorbereitungen Daten übernommen werden können. Abmachungen fliessen in Ablieferungsvereinbarung oder bei einer einmaligen Übernahme in eine Dokumentation ein. (wiederkehrend: Erstellen einer Ablieferungsvereinbarung). 4.Die Dienststelle strukturiert Daten gemäss den Vorgaben (Struktur und Metadatierung) des Stadtarchivs und bereits sie für den Export auf. 5.Das SAB kontrolliert in Stichproben die abgelieferten Daten und macht ggf. ein Fehlerprotokoll. Fehlende Daten oder Abweichungen von den abgemachten Modalitäten werden der abliefernden Stelle umgehend mitgeteilt. 6.Entsprechen die Daten den Vorgaben es SAB und können ins digitale Langzeitarchiv übernommen werden, wird der Dienststelle eine Akzessionsbestätigung zugestellt.

Praktisch: Viel Handarbeit notwendig. Qualität der Ablieferungen meist schlecht, Abmachungen werden nicht eingehalten, Ablagen nicht bereinigt, Verantwortliche Person nicht mehr im Amt, lange Fehlerprotokolle (SAB)

Lenartz, Stephan: Digital ist besser? Möglichkeiten der automatisierten Aufbereitung und Bewertung von Fileablagen mit Python am Beispiel einer digitalen Fotosammlung. Werkhefte Digital 1. Landesarchiv Baden-Württemberg 2020. https://www.landesarchiv-bw.de/media/full/70717 [KOST]