Inhaltsverzeichnis
Analyse
Technische Analyse
Ziel
Es besteht Klarheit über technische Probleme und Herausforderungen und wie sie gelöst werden können. Die technischen Sofortmassnahmen für die Aufbereitung sind definiert.
Massnahmen
Erhebung der Daten
Die beschreibenden und technischen Metadaten der Ablieferung werden erhoben, ebenso das Mengengerüst, das Inventar der Dateiformate, sowie eine Liste der Duplikate. Aus den tool-generierten Reports wird ein Bericht zusammengestellt.
Eruierung der Probleme
Technische Probleme und Herausforderungen werden zusammengestellt. Schattendateien, Systemdateien und temporäre Dateien werden ausfindig gemacht, Container (zip) und Verschlüsselungen analysiert, Dateinamen und dynamische Felder markiert.
Definition der Sofortmassnahmen
Technischen Sofortmassnahmen werden definiert, z.B. der Entscheid, welche Duplikate wo entfernt oder welche temporären Dateien gelöscht werden sollen.
Dokumente
Arbeitsunterlagen
Die vom Archiv verwendeten Unterlagen zur Abarbeitung dieses Schrittes.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Checkliste technische Analyse | Anleitung für die Arbeitsschritte | |
| Anleitungen | Bedienungsanleitungen zu den eingesetzten Tools |
Dokumentation
Die zur Dokumentation und „Archivierung“ erstellten Unterlagen.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Analysebericht | Überblick über die Resultate der technischen Analyse und Empfehlungen für Sofortmassnahmen | |
| Tool-Reports | Dokumentation der Arbeitsschritte |
Tools
| Tool | Funktion |
|---|---|
| DROID (Digital Record and Object Identification) | Dateiformatidentifikation |
| DuplicateCleaner | Suche nach Duplikaten in mehreren Quellen, regelbasierte Deduplizierung und Dokumentation |
| Duplicatefinder | Bietet die Möglichkeit, gleichzeitig auf mehreren Quellen nach Duplikaten zu suchen |
| Exif-Tool | Auslesen, Schreiben und Exportieren von Metadaten |
| Explorer | Dateimanager von Windows |
| FITS | Meta-Tool zum Auslesen, Schreiben, Validieren und Exportieren von Metadaten |
| JHOVE | Tool zur Formatvalidierung (PDF/A, TIFF und andere) |
| KOST-Val | Validierung von Aufbau und Inhalt von diversen Dateiformaten, SIPs und SIARD |
| MediaInfo | Auslesen, Schreiben und Exportieren von Metadaten bei Bild, Ton und Video-Dateien |
| PDF/A-Validatoren | |
| Total Commander | Alternative zum MS-Datei-Explorer mit Massenänderungsassistenten |
| Treesize | Strukturanalyseprogramm |
Archivfachliche Analyse
Ziel
Die Ablieferung ist Top-Down bewertet und die archivfachlichen Herausforderungen inkl. Aufwand sind festgehalten. Die entsprechenden Sofortmassnahmen für die Aufbereitung sind definiert und im Analysebericht ergänzt.
Massnahmen
Inhaltliche Analyse
Ordnungsstruktur und Mengengerüst werden analysiert, um die Ablieferung top-down zu bewerten und nicht archivwürdige Daten zu markieren. Für den zukünftigen Zugang, sind die sensiblen Daten zu eruieren.
Definition der Sofortmassnahmen
Archivfachlichen Sofortmassnahmen definiert, z.B. Löschung nicht archivwürdiger Daten, und Empfehlungen für die Erschliessung festgehalten, z.B. verlängerte Schutzfristen.
Dokumente
Arbeitsunterlagen
Die vom Archiv verwendeten Unterlagen zur Abarbeitung dieses Schrittes.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Checkliste archivfachliche Analyse | Anleitung für die Arbeitsschritte | |
| Tool-Reports und technischer Analysebericht | Entscheidungsgrundlage für die archivfachliche Analyse | |
| Bewertungsleitfaden | Vorgaben des Archivs zur Bewertung, falls vorhanden |
Dokumentation
Die zur Dokumentation und „Archivierung“ erstellten Unterlagen.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Analysebericht | Überblick über die Resultate der archivfachlichen Analyse und Empfehlungen für Sofortmassnahmen | |
| Bewertungsvorschlag | Festhalten von nicht archivwürdigen und sensiblen Daten zuhanden der Erschliessung |
Tools
Bei diesem Schritt werden keine zusätzlichen Tools eingesetzt.
Abschluss Analyse
Ziel
Der Analysebericht ist fertiggestellt und die Aufbereitung kann begonnen werden.
Massnahmen
Abnahme Analysebericht
Die Dokumentation ist fertiggestellt, abgelegt und steht den Verantwortlichen für die weitere Bearbeitung der Ablieferung zur Verfügung.
Dokumente
Dokumentation
Die zur Dokumentation und „Archivierung“ erstellten Unterlagen.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Analysebericht mit Bewertungsentscheid | Überblick über die Resultate der technischen und archivfachlichen Analyse und Empfehlungen für Sofortmassnahmen |
Tools
Bei diesem Schritt werden keine zusätzlichen Tools eingesetzt.
Tipps & Tricks
| Zwischenschritt | Massnahme/Problem | Trick |
|---|---|---|
Fragen und Antworten
Für Unklarheiten und Fragen bezüglich eines Prozessschrittes oder eines Problems, schauen Sie in die Kategorie Fragen und Antworten. Dort finden Sie vielleicht ihr Problem bereits.
Literatur
- Brandenburgisches Landeshauptarchiv, & Landesverband Brandenburg im Verband deutscher Archivarinnen und Archivar e. V. (Hrsg.). (2019). Brandenburgische Archive—Berichte und Mitteilungen aus den Archiven des Landes Brandenburg (Bd. 36). https://blha.brandenburg.de/wp-content/uploads/2020/03/Brandenburgische_Archive_36.pdf
- Puchta, M., & Naumann, K. (Hrsg.). (2017). Kreative digitale Ablagen und die Archive: Ergebnisse eines Workshops des KLA-Ausschusses Digitale Archive am 22./23.11.2016 in der Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns. Generaldirektion der staatlichen Archive Bayerns. ISBN 978-3-938831-81-6.
Für die allgemeine Bibliografie siehe Literatur.