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Inhaltsverzeichnis
Sichtung
Vorbereitung des Aktenangebotes (Prozessschritt 1)
Ziel
Das Aktenangebot ist für den Aktenproduzenten und das Archiv klar definiert (z.B. in einem Angebotsformular). Das Regelset für Aktenangebote wurde erklärt.
Massnahmen
Vorbesprechung von Struktur und Inhalt
Als erstes findet die Vorbesprechung von Struktur und Inhalt mit der abgebenden Stelle statt. Dabei werden möglichst viele Kontextinformationen zusammengetragen und der vorgesehene Inhalt des Aktenangebots umrissen. Es wird auch geklärt, ob verschlüsselte oder passwortgeschützte Inhalte vorhanden sind.
Liste und Arbeitskopie erstellen
Es wird eine Liste der angebotenen Daten erstellt und dem Archiv übergeben. Falls möglich, wird dem Archiv nun eine Arbeitskopie der angebotenen Daten übergeben.
Dokumente
Handreichungen
Die Externen zur Verfügung gestellten Unterlagen.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Empfehlungen für Aktenproduzenten | Empfehlungen für Bereinigung, Zusammenstellung und Metadatierung. | |
| Informationen für Aktenproduzenten | Erklärungen zu archivischem Regelset für Aktenangebote, Datenlöschung und Passivierung im Quellsystem | z.B. Link auf eigene Website |
| Aktenangebotsformular (unausgefüllt) | Aktenproduzent kann Angebot verschriftlichen | z.B. Link auf eigene Website |
Dokumentation
Die zur Dokumentation und „Archivierung“ erstellten Unterlagen.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Aktenangebotsformular (ausgefüllt) | Schriftliche Dokumentation des Angebots |
Tools
| Tool | Funktion | Kosten | Einsatz in |
|---|---|---|---|
| keine | |||
Tipps & Tricks
| Massnahme/Problem | Trick |
|---|---|
| Regelset in Erinnerung rufen | Link auf Webseite des Archivs schicken |
Archivfachliche Sichtung (Prozessschritt 2)
Ziel
Ein erster Bewertungsvorschlag ist erstellt (nicht archivwürdige Teile des Angebots sind gekennzeichnet).
Massnahmen
Inhaltliche Sichtung
Zuerst werden einschlägige Informationen erhoben: der Entstehungszusammenhang (Provenienz) wird geklärt, der Informationswert und die Qualität der Metadaten (Benennung Ordner) werden eingeschätzt. Ebenso werden die Logik und die Tiefe der Ordnerstruktur und die Nachvollziehbarkeit der Ordnerbildung eingeschätzt.
Abgleich mit Angebot
Ein grober Vergleich zwischen der Arbeitskopie (der Liste) und dem bei der Beratung mit dem Aktenproduzenten vereinbarten Aktenangebot stellt sicher, dass die zentralen Inhalte vollständig vorliegen.
Bewertungsvorschlag erstellen
Ein Bewertungsvorschlag basierend auf dem historischen Überlieferungswert wird erstellt.
Dokumente
Arbeitsunterlagen
Die vom Archiv verwendeten Unterlagen zur Abarbeitung dieses Schrittes.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Checkliste(n) zur archivischen Sichtung | Checkliste für Aufgaben |
Dokumentation
Die zur Dokumentation und „Archivierung“ erstellten Unterlagen.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Bewertungsvorschlag (Sichtungsverzeichnis) | Dient als Grundlage für die Rücksprache mit dem Aktenproduzenten. Es wird festgehalten, was archivwürdig ist und welche Daten kassiert werden können. | |
| Übernahmevereinbarung oder Schenkungsvertrag | Der Entwurf dient als Grundlage für die Rücksprache mit dem Aktenproduzenten. |
Tools
| Tool | Funktion | Kosten | Einsatz in |
|---|---|---|---|
| Treesize | Strukturanalyseprogramm | 100€ | STASO, STASH, STASZ, SAB, STAOW, UAZ |
| Explorer | |||
Tipps & Tricks
| Massnahme/Problem | Trick |
|---|---|
| Vorbereitung des Aktenangebotes/Passwortschutz umgehen | * PDF24 downloaden * Anwendung starten * Auf „Umgehung des Passwortschutzes“ drücken |
Frage der Gruppe: Wer hat hier Erfahrungen? Funktioniert das wirklich? (Umgehung PW Schutz) –> Bedingt! Ich habe diesen Tipp bei der Recherche in einem Paper entdeckt. Wie hilfreich diese Funktion von PDF24 ist (und ob man das nicht auch einfach mit Adobe Acrobat machen kann), habe ich nicht überprüft. Link STASH
Technische Analyse (Prozessschritt 3)
Ziel
Ausgehend davon, dass eine Arbeitskopie vorliegt, wird eine erste grobe technische Sichtung vorgenommen. Es wird geprüft, ob der Transfer technisch machbar ist und die Vorgaben des Archivs erfüllt werden können. Die technischen Eckdaten und die zu besprechenden Punkte für die Rücksprache mit dem Aktenproduzenten sind festgehalten.
Massnahmen
Einhaltung Transfervorgaben prüfen
Die Gesamtgrösse wird erhoben, eine Übersicht der Dateiformate wird erstellt (TreeSize). Um die Rücksprache mit dem Aktenproduzenten vorzubereiten, wird nach unerwünschten Formaten (Container, zip, Datenbanken o.ä.) gesucht. Um Probleme bei Transfer und Speichern zu vermeiden, wird die Pfadlänge eruiert (TreeSize).
Bewertungsvorschlag ergänzen
Der Bewertungsvorschlag wird mit den technischen Eckdaten ergänzt.
Dokumente
Dokumentation
Die zur Dokumentation und „Archivierung“ erstellten Unterlagen.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Bewertungsvorschlag (ergänzt mit technischen Informationen) | Dient als Grundlage für die Rücksprache mit dem Aktenproduzenten. Es wird festgehalten, was archivwürdig ist und welche Daten kassiert werden können. | ? |
Tools
| Tool | Funktion | Kosten | Einsatz in |
|---|---|---|---|
| Treesize | Strukturanalyseprogramm | 100€ | STASO, STASH, STASZ, STAOW, UAZ |
Tipps & Tricks
| Massnahme/Problem | Trick |
|---|---|
| ??? | ??? |
Rücksprache mit Aktenproduzent (Prozessschritt 4)
Ziel
Der Bewertungsvorschlag ist besprochen und der Aktenproduzent und das Archiv sind sich einig über das weitere Vorgehen (z.B. zusätzliche Metadatierungen, Bereinigungen, Transfer).
Massnahmen
Besprechung Bewertungsvorschlag
Der Bewertungsvorschlag wird besprochen.
Überarbeitung der angebotenen Daten
Der Umgang mit unerwünschten Dateiformaten (z.B. zip, Datenbanken) ist definiert und zusätzliche Metadatierungen sind vorgenommen.
Dokumente
Handreichungen
Die Externen zur Verfügung gestellten Unterlagen.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Übernahmevereinbarung oder Schenkungsvertrag | Nun erfolgt die Finalisierung der Übernahme ins Archiv. | |
Tools
| Tool | Funktion | Kosten | Einsatz in |
|---|
Tipps & Tricks
| Massnahme/Problem | Trick |
|---|---|
| Vorbereitung des Aktenangebotes/Passwortschutz umgehen | * PDF24 downloaden * Anwendung starten * Auf „Umgehung des Passwortschutzes“ drücken |
Übernahmeentscheid (Prozessschritt 5)
Ziel
Die Übernahmevereinbarung oder der Schenkungsvertrag sind unterzeichnet. Der Transfer der Ablieferung kann starten.
Massnahmen
Entscheid Archivleitung
Der Vorschlag zur Übernahme wird der Archivleitung und dem Aktenproduzenten zur Unterschrift vorgelegt.
Dokumente
Dokumentation
Die zur Dokumentation und „Archivierung“ erstellten Unterlagen.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Protokoll Übernahmeentscheid | Dokumentation der Akzession | |
| Übernahmevereinbarung oder Schenkungsvertrag | Dokumentation der Akzession | |
Tools
| Tool | Funktion | Kosten | Einsatz in |
|---|
Tipps & Tricks
Fragen und Antworten
Für Unklarheiten und Fragen bezüglich eines Prozessschrittes oder eines Problems, schauen Sie in die Kategorie Fragen und Antworten. Dort finden Sie vielleicht ihr Problem bereits.
Literatur
- Marco Birn / Kai Naumann: „Bewertung schwach strukturierter Unterlagen. Berichte und Thesen aus Baden-Württemberg.“ In: Brandenburgische Archive. Berichte und Mitteilungen aus den Archiven des Landes Brandenburg, 36 (2019), S. 8-14.
- Marco Birn: Analyse und Datenaufbereitung von digitalen Ablagen mit TreeSize Professional und Total Commander.„ In: Kai Naumann / Michael Puchta (Hg.): Kreative digitale Ablagen und die Archive, München 2017 (Sonderveröffentlichungen der Staatlichen Archive Bayerns 13), S. 61-70.
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