Benutzer-Werkzeuge

Webseiten-Werkzeuge


aufbereitung

Aufbereitung

weiter zu Erschliessung

Zurück zu Analyse


Umsetzung technische Sofortmassnahmen

Ziel

Die Daten sind bereinigt, normalisiert, konvertiert und validiert. Der Bestand ist somit für die Erschliessung bereit.

Massnahmen

Arbeitskopie

Es wird eine Arbeitskopie erstellt.

Datenlöschung

Die Löschaufträge aus der technischen und archivfachlichen Analyse werden vollzogen.

Normalisierung

Die Dateinamen und Pfadlängen werden überprüft und ggf. normalisiert.

Validierung und Konvertierung

Die Dateien werden validiert und in DLZA-taugliche Formate konvertiert. Kleinere Mengen an Daten können fallweise analogisiert werden (z. B. Ausdrucken, Mikroverfilmung).

Dokumente

Arbeitsunterlagen

Die vom Archiv verwendeten Unterlagen zur Abarbeitung dieses Schrittes.

Name Zweck Beispieldatei
Löschliste Dateierweiterungen Liste mit den Dateierweiterungen der zu löschenden Dateien
Löschliste Sonderzeichen Liste der zu löschenden Sonderzeichen in Datei- und Ordnernamen
Anleitungen Bedienungsanleitungen zu den eingesetzten Tools
Analysebericht Überblick über die Resultate der technischen und archivfachlichen Analyse und Empfehlungen für Sofortmassnahmen.
Dokumentation

Unterlagen zur Dokumentation dieses Prozessschrittes.

Name Zweck Beispieldatei
Löschprotokolle Protokolle aller Löschungen (Duplikate ausgenommen)
Report Duplikate Übersicht und ggf. Löschprotokoll zu den Duplikaten.
Report Konvertierung Report von Tools zur Dateiformatkonvertierung inkl. verwendeten Scripts
Report Validierung Report von Tools zur Dateiformatvalidierung
Report Normalisierungen Report von Tools zur Normalisierung von Datei- und Ordnernamen und Pfadlängen entwurf_datei-ordnerbenennung_staso.docx
Abschluss-Protokoll Dokument, das alle Änderungen, die in diesem Prozessschritt umgesetzt wurden, zusammenfasst. Idealerweise ist es als Vorlage verfügbar. Allenfalls könnte man so weit gehen, dass im gleichen Protokoll die technische Analyse und die Aufbereitung dokumentiert werden.

Tools

Tool Funktion
Adobe Acrobat Pro Validierung, Konvertierung
dmstools Konvertierung
duplicatefinder Duplikate löschen
FFmpeg Validierung, Konvertierung
IrfanView Normalisierung
JHOVE Validierung
KOST-Val Validierung
PDF Tools (Tracker Software) Konvertierung
PDF-Tools Validierung, Konvertierung
Total Commander Dateimanagement
TreeSize Datei- u. Disk-Management

Erschliessungsplanung

Ziel

Der Erschliessungsplan ist verabschiedet und der Zeitplan und die Ressourcen sind bereitgestellt. Die Erschliessung kann somit beginnen.

Massnahmen

Archivfachliche Massnahmen

Die Hierarchie und Struktur wird dokumentiert und Änderungen vorgeschlagen. Die Erschliessungstiefe und die Vorgaben für die Feinbewertung werden definiert.

Allokation von Ressourcen

Die Personalressourcen werden alloziert und Speicherbedarf bereitgestellt.

Dokumente

Arbeitsunterlagen

Die vom Archiv verwendeten Unterlagen zur Abarbeitung dieses Schrittes.

Name Zweck Beispieldatei
Analysebericht Überblick über die Resultate der technischen und archivfachlichen Analyse und Empfehlungen für Sofortmassnahmen.
Übernahmeverzeichnis Liste der übernommenen Dateien, bspw. im AIS bei der Akzession hinterlegt
Dokumentation

Unterlagen zur Dokumentation dieses Prozessschrittes.

Name Zweck Beispieldatei
Erschliessungsplan Festhalten der Erschliessungsmassnahmen und der Erschliessungstiefe. Allenfalls könnte im Erschliessungsplan auch der Zeitplan, der Kostenvoranschlag und die Dokumentation der Struktur integriert werden.
Zeitplan Hält den Zeitbedarf für die Arbeitsschritte fest
Kostenvoranschlag Hält den personellen und finanziellen Ressourcenbedarf fest, inkl. Speicherkosten

Tools

Bei diesem Schritt werden keine zusätzlichen, speziellen Tools eingesetzt.


Tipps & Tricks

Zwischenschritt Massnahme/Problem Trick
Technische Sofortmassnahmen Dynamische Felder Spätestens bei der Aufbereitung, mit Vorteil aber bereits während der Beratung und Sichtung, soll der Umgang mit dynamischen Feldern (z.B. Datumsangaben) festgelegt werden. Eine Korrektur dürfte ausgesprochen schwierig sein; als Option bietet sich z.B. ein Hinweis in den Kontextinformationen zum Bestand an.
Technische Sofortmassnahmen Scripting (z. B. Python, FileMaker) Bearbeitung (z. B: Normalisierung, Konvertierung, Verifizierung) einer beliebigen Anzahl von Dokumenten im Stapelverfahren.
Technische Sofortmassnahmen Dateinamenskonventionen Sie werden mit der abliefernden Stelle vereinbart und als Anhang zu den Organisationsvorschriften erlassen. Die Vorlage wird mit den Verantwortlichen angepasst (Löschen oder Ändern von Passagen).
Technische Sofortmassnahmen Direkter Zugang zu den Ablagen der Verwaltung Ein direkter Zugang macht eine Bereinigung/Bewertung vom eigenen Büro aus möglich. Somit kann auch gewährleistet werden, dass gelöschte Dateien wirklich gelöscht sind und in der Verwaltung nicht doch noch Kopien vorhanden sind, die später wieder angeboten werden.
Technische SofortmassnahmenInteroperabilität/DokumentationAnpassungsschritte (Umbenennung Migration) sollte so weit wie möglich in PREMIS dokumentiert werden, sodass in Zukunft die INformation dauerhaft und automatisch genutzt werden kann. CVS wäre ist hier auch möglich.

Fragen und Antworten

Zum Seitenanfang

Für Unklarheiten und Fragen bezüglich eines Prozessschrittes oder eines Problems, schauen Sie in die Kategorie Fragen und Antworten. Dort finden Sie vielleicht ihr Problem bereits.


Literatur

Zum Seitenanfang

  • Lenartz, Stephan: Digital ist besser? Möglichkeiten der automatisierten Aufbereitung und Bewertung von Fileablagen mit Python am Beispiel einer digitalen Fotosammlung. Werkhefte Digital 1. Landesarchiv Baden-Württemberg 2020. https://www.landesarchiv-bw.de/media/full/70717

Für die allgemeine Bibliografie siehe Literatur.

/home/kostceco/public_html/kostwiki/data/pages/aufbereitung.txt · Zuletzt geändert: 2023/06/20 16:19 von johannes.hafner