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beratung [2022/02/28 11:38]
johannes.hafner [Dokumente] 		beratung [2022/10/10 11:38] (aktuell)
johannes.hafner [Tools]
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-{{:beratung-header-neu.png?600|}}+{{:2022-06-29_beratung_header.png?600|}}
  
      
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 ==== Massnahmen ==== ==== Massnahmen ====
 == Beratung == == Beratung ==
-Das Archiv berät ablieferungspflichtige Stellen und juristische oder natürliche Personen nichtstaatlicher Herkunft, welche die (staatliche) Überlieferung ergänzen oder Überlieferungslücken schliessen.+Das Archiv berät ablieferungspflichtige Aktenproduzenten und juristische oder natürliche Personen nichtstaatlicher Herkunft, welche die (staatliche) Überlieferung ergänzen oder Überlieferungslücken schliessen.
 In diesem Prozessschritt werden die Grundsätze des Records Managements vermittelt, Ablieferungsbedingungen definiert und Anleitungen, Merkblätter sowie Musterdokumente zur Verfügung gestellt. Zusätzlich können je nach Situation Absichtserklärungen abgeschlossen, wie auch Datei- und Ordnernamenskonventionen empfohlen werden. In diesem Prozessschritt werden die Grundsätze des Records Managements vermittelt, Ablieferungsbedingungen definiert und Anleitungen, Merkblätter sowie Musterdokumente zur Verfügung gestellt. Zusätzlich können je nach Situation Absichtserklärungen abgeschlossen, wie auch Datei- und Ordnernamenskonventionen empfohlen werden.
 Die Beteiligten erstellen nach Abschluss dieser Phase ein Beratungsprotokoll und eine Dokumentation mit den wichtigsten Informationen zum Records Management und zur ruhenden Ablage. Die Beteiligten erstellen nach Abschluss dieser Phase ein Beratungsprotokoll und eine Dokumentation mit den wichtigsten Informationen zum Records Management und zur ruhenden Ablage.
 +
 +Bei der Beratung von Amtsstellen sind __zusätzlich__ idealerweise die Paketbildung und die Metadatierung bei den aktenproduzierenden Stellen implementiert .
  
 ==== Dokumente ==== ==== Dokumente ====
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 //Die vom Archiv verwendeten Unterlagen zur Abarbeitung dieses Schrittes.// //Die vom Archiv verwendeten Unterlagen zur Abarbeitung dieses Schrittes.//
 ^ Name ^ Zweck ^ Beispieldatei ^ ^ Name ^ Zweck ^ Beispieldatei ^
-| Checkliste Beratung | Hilfsmittel, um bei Beratungsgesprächen den Stand des Records Managements zu erfassen | |+| Checkliste Beratung | Hilfsmittel für die Erfassung zum Stand des Records Management | |
  
 == Handreichungen ==  == Handreichungen == 
-//Die Externen zur Verfügung gestellten Unterlagen.// +//Die für Externe zur Verfügung gestellten Unterlagen.// 
 ^ Name ^ Zweck ^ Beispieldatei ^ ^ Name ^ Zweck ^ Beispieldatei ^
-| Musterorganisationsvorschriften, Musterweisungen, Musterreglemente (für ablieferungspflichtige Stellen) | Zusammenfassen der gesetzlichen Grundlagen und Festlegen von Verantwortlichkeiten (Records Management ist eine Führungsaufgabe) | +| Musterorganisationsvorschriften, Musterweisungen, Musterreglemente (für Aktenproduzenten) | Zusammenfassen der gesetzlichen Grundlagen und Festlegen von Verantwortlichkeiten  | 
-| Leitfaden / Empfehlungen Records Management  | Vermittlung des Lebenszyklus von (Verwaltungs-)Unterlagen; Erläuterung des Dossierprinzips und der Geschäftsrelevanz; Umgang mit E-Mails; Aufzeigen des gesamten Archivierungsprozess (Bewertungsrichtlinien)  | +| Leitfaden / Empfehlungen Records Management  | Vermittlung des Lebenszyklus von (Verwaltungs-)Unterlagen  | 
-| Musterregistraturplan  | Ermöglicht eine geordnete Ablage, deren personenunabhängige Bewirtschaftung und die Steuerung des Lebenszyklus von (Verwaltungs-)Unterlagen (prozessorientierte Struktur; Federführung; Aufbewahrungsfrist; prospektive Bewertungsentscheide; Datenträger; Ablageort) | +| Musterregistraturplan  | Ermöglicht eine geordnete Ablage, deren personenunabhängige Bewirtschaftung und die Steuerung des Lebenszyklus von (Verwaltungs-)Unterlagen  | 
-| Datei- und Ordnernamenskonvention  | Vorgaben, wie Dossiers und Dateien benannt werden müssen  |+| Datei- und Ordnernamenskonvention  | Vorgaben für die Dossier- und Dateienbenennung  |
 | Leitfaden Bereinigung; Negativliste | Auflistung von nicht geschäftsrelevanten Dokumenttypen | | Leitfaden Bereinigung; Negativliste | Auflistung von nicht geschäftsrelevanten Dokumenttypen |
-| Wegleitung Ablieferungsbedingungen  | Erläutern des Ablieferungsprozesses; Hinweis auf zukünftige Verwendung durch das Archiv (es wird publiziert, über Konditionen kann diskutiert werden); Hinweis auf Schutzfristen  |+| Wegleitung Ablieferungsbedingungen  | Erläutern des Ablieferungsprozesses, Hinweis auf zukünftige Nutzung und Zugänglichkeit im Archiv |
 | Absichtserklärung (Private)  | Informelles Dokument über die Absicht abzuliefern und die Absicht zu übernehmen | | Absichtserklärung (Private)  | Informelles Dokument über die Absicht abzuliefern und die Absicht zu übernehmen |
-| Minimales Metadatenset  | Vorgabe der mindestens notwendigen Metadaten auf Stufe Dossier und Hinweis auf Standards (z.B. ISAD(G)): Titel; Laufzeit; Schutzfrist (Hinweis auf (bes.) Personendaten; Signatur / Registraturplanposition |+| Minimales Metadatenset  | Vorgabe der mindestens notwendigen Metadaten auf Stufe Dossier und Hinweis auf Standards (z.B. ISAD(G)) |
  
 == Dokumentation == == Dokumentation ==
 //Die zur Dokumentation und "Archivierung" erstellten Unterlagen.//  //Die zur Dokumentation und "Archivierung" erstellten Unterlagen.// 
 ^ Name ^ Zweck ^ Beispieldatei ^ ^ Name ^ Zweck ^ Beispieldatei ^
-| Beratungsprotokoll; Dokumentation Kontakte (Aktennotizen / Statusblatt) | Festhalten der Besprechungsinhalte und Beschlüsse aus der Beratung | +| Beratungsprotokoll | Festhalten der Besprechungsinhalte und Beschlüsse aus der Beratung | 
 | Dokumentation Records Management | Die Dokumentation enthält die vom potenziellen Anbieter erstellten Organisationsvorschriften / Weisungen / Reglemente, den Leitfaden zum Records Management, den Registraturplan und die allfällige Absichtserklärung  | | Dokumentation Records Management | Die Dokumentation enthält die vom potenziellen Anbieter erstellten Organisationsvorschriften / Weisungen / Reglemente, den Leitfaden zum Records Management, den Registraturplan und die allfällige Absichtserklärung  |
  
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 Bei diesem Schritt sind keine Tools in Gebrauch.  Bei diesem Schritt sind keine Tools in Gebrauch. 
  
-==== Tipps & Tricks ====+---- 
 +===== Tipps & Tricks =====
  
 ^Massnahme/Problem ^ Trick ^ ^Massnahme/Problem ^ Trick ^
/home/kostceco/public_html/kostwiki/data/attic/beratung.1646044691.txt.gz · Zuletzt geändert: 2022/02/28 11:38 von johannes.hafner

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