KOST Wiki

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//[[Phasen bei der Archivierung von Dateiablagen]]//\\ //Erste Phase: Bereitstellung des Aktenangebotes, Aufbereitung und Bewertung und technische Analyse//

=====Bereitstellung=====

Bereitstellung behandelt die mit der Ablieferung bzw. Übermittlung einer Dateiablage in Zusammenhang stehenden Fragen. (Im AfZ verwenden wir den Begriff "Transfer" um die Übertragung des Archivguts von externen Systemen in unsere eigenen zu bezeichnen.)
====Tools====



  * Externe Festplatten (SAB, AfZ, UAZ, StASO, STASZ, StAOW, STASH, ETHZ)

  * USB-Sticks (SAB, AfZ, UAZ, STASZ, StAOW, STASH, ETHZ)

  * ISO-Buster [[https://www.isobuster.com]] (AfZ)

  * 7-zip (AfZ, UAZ) [[https://www.7-zip.org/]]

  * Dropfiles (UAZ, uni-interner Cloud Service der Informatikdienste)

  * Webtransfer (kantonale Datenaustauschplattform der IT, STASZ) 

  * Windows-Explorer (direkter Zugriff auf Ablage der abliefernden Stelle, STASZ, StAOW, UAZ, SAB)

  * BernBox (BBx) (SAB) BernBox (BBx) als Cloud-Service der Informatikdienste der Stadt Bern (Sicherung im Rechenzentrum der Stadt Bern, dem schweizerischen Datenschutzgesetz unterstellt). Datenaustausch innerhalb der Stadtverwaltung Bern sowie ausserhalb mit externen Personen oder Stellen.

**Hashing**
  * Rapidcrc (UAZ, zur Erzeugung von MD5 Hashcodes und CRC; auch zur Überprüfung von Hashcodes) [[http://rapidcrc.sourceforge.net/]]

**Wiederherstellung**
  * Recuva - Wiederherstellung von gelöschten Dateien (StASO) [[https://www.ccleaner.com/recuva]]

**Datenbanken**
  * SIARD-Suite
  * "Handarbeit" (Export von ausgewählten Tables) (ETHZ)

====Best Practice====

  * Direkt bei der Dienststelle abholen (USB-Stick, externe Festplatte) (SAB, UAZ)

  * Vorbesprechung von Struktur und Inhalt mit der Abgebenden Stelle (AfZ, UAZ, StASO, StAOW, SAB, ETHZ)

  * Upload auf Cloud-Service (SAB, AfZ, UAZ, STASZ)  

  * Virencheck, Berechnung von Checksummen, Erstellen eines Containers (zip / iso) und Backup sofort nach der Entgegennahme (AfZ)

  * Nach der Entgegennahme sofortiger Transfer auf ein Temporäres Repository (UAZ, STASZ, StAOW, STASH)

  * Nach der Entgegennahme erstellen eines Ablieferungsprotokolls mit Dateiverzeichnis, Validierung der Files und erstellen Validierungsprotokolle (StASO)

  * Teilweise nach Entgegennahme von Mac-Dateien entfernen der Schattendateien, welche die Filemenge aufblähen aber für Windows keinen Inhalt haben. (UAZ)

  * Sicherstellen, dass keine verschlüsselten oder Passwortgeschützten Inhalte abgeliefert werden (UAZ)

  * Keine Container (Zip o.ä.), keine Verschlüsselungen (StASO)

  * Aktenangebotsformular, Ablieferungsverzeichnis, Übermittlung der dokumentierenden Unterlagen via scopeRC, Ablieferungsprozess gemäss Weisung: https://www.sz.ch/public/upload/assets/49225/1_Weisung%20f%C3%BCr%20die%20%C3%9Cbergabe%20von%20Unterlagen%20ans%20Staatsarchiv.pdf (STASZ)

  * physische Ablieferung von Datenträgern durch die abliefernde Stelle (STASZ)

  * da die ganze kant. Verwaltung im selben Netzwerk arbeitet, kann die IT theoretisch für das Archiv befristete Zugriffe auf Explorer-Ablagen anderer Amtsstellen einrichten. In der Praxis wurde dies bisher noch nicht umgesetzt. (STASZ) ; wird ab und zu praktiziert an der Uni (UAZ)

  * Direktzugriff auf schreibgeschützte Explorer-Ablagen (Fileshare-Laufwerke) der Amtsstellen. Siehe "Konzept Ablieferung G-Laufwerke" in Dateiablage StAOW. (StAOW)




====Literatur====
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