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Inhaltsverzeichnis
Dokumentation
Ziel
Die Übernahme der Daten ist dokumentiert und die einschlägigen Stellen sind informiert über die abgeschlossene Übernahme. Die übernommenen Daten sind im Quellsystem passiviert oder gelöscht; die angebotenen, aber nicht übernommenen löschbaren Daten im Quellsystem sind gelöscht.
Massnahmen
Ablage Dokumentation
Die Dokumentation der Übernahme ist im Archiv korrekt abgelegt. Sie umfasst ein Übernahmeverzeichnis und/oder ein Akzessionsprotokoll.
Eintrag ins AIS (Zugang)
Die Ablieferung ist im AIS gemäss den gültigen Vorgaben eingetragen und somit dokumentiert (Akzession), aber noch nicht erschlossen.
Bestätigung Aktenproduzent
Der Aktenproduzent bzw. die abliefernde Stelle hat eine Bestätigung über die erfolgreiche Ablieferung erhalten. Auf dieser Basis können die abgelieferten Dokumente passiviert bzw. gelöscht werden.
Bestätigung Aktenproduzent betr. Datenlöschung / Passivierung
Der Aktenproduzent bzw. die abliefernde Stelle hat dem Archiv die Passivierung bzw. Löschung der abgelieferten Daten bestätigt gemäss der Ablieferungsbestätigung.
Prüfung Datenlöschung / Passivierung beim Aktenproduzenten
Das Archiv hat die korrekte Passivierung bzw. Löschung der abgelieferten Daten beim Aktenproduzenten bzw. der abliefernden Stelle überprüft. In der Regel ist davon auszugehen, dass eine solche Prüfung unterbleibt und auf die Löschungsbestätigung abgestellt wird.
Dokumente
Arbeitsunterlagen
Die vom Archiv verwendeten Unterlagen zur Abarbeitung dieses Schrittes.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| keine |
Handreichungen
Die Externen zur Verfügung gestellten Unterlagen.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| keine? |
Dokumentation
Die zur Dokumentation und „Archivierung“ erstellten Unterlagen.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Datensatz im AIS | Dokumentation der Ablieferung im AIS als dem zentralen Informationssystem des Archivs | |
| Akzessionsprotokoll | Zusammenfassung der gesamten Ablieferung / kann bspw. Niederschlag im AIS finden unter Bemerkungen zur Akzession; von sehr einfach bis ausführlich möglich | |
| Übernahmeverzeichnis | Verzeichnis aller übernommenen Archivalien in einer geeigneten Granularität. Ablegen der Dokumentation bspw. als Datei im AIS bei der Akzession | Weisung für die Übergabe von Unterlagen, StASZ |
| Bestätigung Aktenproduzent | Bestätigung an den Aktenproduzenten, dass die Ablieferung korrekt übernommen wurde | |
| Bestätigung Quellsystem | Bestätigung des Aktenproduzenten, dass die übernommenen Unterlagen passiviert bzw. gelöscht wurden | |
| Externer Link | Das ist die Schreibweise für die externe Verlinkung | |
| Direkter Download für Dokumente | So können Dokumente direkt aus dem Wiki gedownloadet werden |
Tools
| Tool | Funktion | Kosten | Einsatz in |
|---|---|---|---|
| AIS | Verzeichnung der Metadaten | variiert nach System | überall |
| Office-Produkte | Erstellung der diversen Bestätigungen | Standard-Büroautomation | überall |
Tipps & Tricks
Dieser Bereich ist dazu da, die Tipps und Tricks der jeweiligen Archive zu sammeln. In der Liste könnt ihr gerne Bulletpoints verwenden, falls euer Trick mehrere Schritte hat. Beachtet, dass die Bulletpoints aber nicht als solche dargestellt werden.
| Massnahme/Problem | Trick |
|---|---|
| xxxxxx | xxxxx |
Fragen und Antworten
Für Unklarheiten und Fragen bezüglich eines Prozessschrittes oder eines Problems, schauen Sie in die Kategorie Fragen und Antworten. Dort finden Sie vielleicht ihr Problem bereits.
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