KOST Wiki

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//[[Phasen bei der Archivierung von Dateiablagen]]//\\ //Dritte Phase: Metadatenübernahme und Erschliessung im AIS//

=====Metadatenübernahme aus dem Ingest-Prozess=====


====Tools====

  * Notepad++ (UAZ (Datei mit PID anzeigen und im CMI AIS verknüpfen), ) [[https://notepad-plus-plus.org/]]

  * EAD aus Docuteam Packer nach CMI AIS importieren (UAZ, SAB, ETHZ) 

  * scopeOAIS (STASZ)

  * Scope Findmittelassistent / Scope Übernahmeassistent (StAOW)


====Best Practice====

  * Bei grösseren Beständen wird mit der EAD-Schnittstelle gearbeitet und die Metadaten aus dem Ingest importiert. Wenn man aber nur ein, zwei Dossiers an einem bestehenden Bestand anhängt, wird gleich manuell ein Dossier im CMI AIS eröffnet und der PID verknüpft (weil man sowieso die nächstfreie Signatur suchen und Metadaten im AIS ergänzen muss). (UAZ)

  * Metadaten aus dem SIP sind mit dem ISAD(G)-Formular in scope gemappt. Der Ingest-Prozess ins AIS läuft folgendermassen:
Je nach Umfang und Strukturierungsgrad einer Fileablage wird entweder ein einziges SIP mit der gesamten Fileablage angelegt oder mehrere SIPs, zum Beispiel ein SIP pro Kernprozess im Registraturplan erstellt. Die Maximalgrösse eines SIP beträgt 8 GB. Die Validierung von kleineren SIP gestaltet sich einfacher als bei einem sehr grossen SIP.
Standardmässig wird der scopeOAIS-Ingest «eCH-0160 Ingest -> Stufe Dossier ohne VE (Kind); Standard» verwendet. 1 AIP = 1 Dossier
1. Unter der Provenienzstelle wird im Archivplan die Grobstruktur des elektronischen Bestandes (Bilden von Serien unterhalb des Teilbestands) abgebildet. In der Regel reicht die Abbildung der Kernprozesse. Bei umfangreichen Kernprozessen ist eine detailliertere Strukturierung möglich. Die Struktur orientiert sich strikt nach der SIP-Struktur. (scopeIngest kann momentan die SIP-Struktur nicht abbilden, wenn 1 Dossier = 1 AIP sein soll)
2.	Der oder die Ingests der Primärdaten werden in den Ablieferungsdatensatz in scope vollzogen. Die Signaturen werden automatisch fortlaufend vergeben. Spezialfall hybride Ablieferung: Der Ingest kann vor, nach oder während der analogen Erschliessung erfolgen. Vor dem Ingest muss die Signatur der letzten erschlossenen VE mitgeteilt werden. Die letzte Signatur wird im Modul Ingest/Zusatz-Infos/Signaturlaufnummer eingegeben. Die ingestierten Dossiers werden ab dieser Signatur weiter nummeriert.
3.	Die ingestierten Dossiers werden in die entsprechenden Serien unterhalb der Provenienzstelle verschoben (mehrere Dossiers markieren und verschieben).
4.	Für jede Serie/jedes Dossier müssen nun die Daten «Benutzung» angepasst werden. Mittels «übertragen» werden die Metadaten auf alle angehängten Dossiers übertragen.
5.	Allenfalls müssen Bereinigungen in den Metadaten der Dossiers durchgeführt werden. Achtung: Korrekturen nach dem Ingest werden nicht ins AIP übertragen. Änderungen eher kosmetischer Natur. Erfassung weiterer Metadaten möglich, braucht es aber u. E. nicht.
6.	Qualitätskontrolle. 
7.	Wenn die Qualitätskontrolle in Ordnung ist, wird der Teilbestand inklusive Dossiers auf «abgeschlossen» gesetzt. Ingest erst jetzt abschliessen. Hinweis: nach Abschluss des Ingest können die Daten im Repository nicht mehr gelöscht werden.
Beispiel in scopeQuery: https://query.staatsarchiv.sz.ch/detail.aspx?id=508627 
Im Repository (Fedora) ist die ursprüngliche SIP-Struktur überliefert. VE im AIS via ID mit AIP im Repository verknüpft. Grundsätzlich gehen wir davon aus, dass Ergänzungen/Änderungen nicht unbedingt ins AIP übertragen werden müssen (wäre es technisch möglich, wäre dies sicher begrüssenswert). Im analogen Bereich werden Änderungen in VEs (z. B. Ergänzung des (Original-)Titels etc.) auch nicht ins Originaldossier übertragen (STASZ)

  * csv Export der deskriptiven Metadaten aus dem Ingest. Anschliessend automatisierte Ergänzung mit Archivsignaturen und Repository-Direktlinks via Filemakerscript. Dann Import mit Scope Findmittelassistent ins AIS. Scope EAD-Schnittstelle in Abklärung. (StAOW)

  * Metadaten aus dem Ingest-Prozess werden über eine automatisierte Schnittstelle ins AIS übernommen (EAD Schnittstelle von CMI AIS; Import aus Ingest; XML-File) (SAB, ETHZ)

====Literatur====
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