Kopiert einfach die Seite ab hier abwärts und arbeitet dann in den entsprechenden Kapiteln weiter.

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Was ist das finale Ziels dieses Prozessschritts? Bitte in ein bis zwei Sätzen formulieren.

Welche Massnahmen müssen umgesetzt werden, um das Ziel zu erreichen? Keine Bulletpoints, sondern ausgeschrieben mit Absätzen. Der Inhalt sollte die Massnahme, das verwendete Tool und auch die nötigen Dokumente kurz anreissen. Kerninhalte sollen fett markiert werden.

Auch hier wieder: Welche weitere Massnahme muss umgesetzt werden, um das Ziel zu erreichen?

Hier sollen die Dokumente angegeben werden, die in diesem Prozessschritt anfallen. Dazu sollen sie in die Tabelle eingefügt und mit wenigen Worten umschrieben werden. Die Aufteilung ist dem Musterworkflow angepasst. Die Dokumente, die vorhanden sind und geteilt werden möchten, können nach dem untenstehenden System verlinkt werden. Wichtige (oder für euch besonders relevante Dokumente) zu denen ein beschreibender Text gehört, müssen mit einer Musterseite versehen werden.

Die Dokumente gliedern sich in drei Teile. Die Arbeitsunterlagen braucht nur die archivische Fachperson. Die Handreichungen werden im Prozess als Regeldokumente angegeben. In der Dokumentation wird protokolliert, was gemacht wurde. Es obliegt generell dem Archiv, ob man diese Dokumente nun mitarchiviert oder nicht.

Die vom Archiv verwendeten Unterlagen zur Abarbeitung dieses Schrittes.

Die Externen zur Verfügung gestellten Unterlagen.

Die zur Dokumentation und „Archivierung“ erstellten Unterlagen.

Für die Erstellung eines externen Links, klickt ihr auf das Symbol mit der Erde. Für einen direkten Download der Dokumente müsst ihr das gewünschte Dokument zuerst hochladen. Das klappt mit dem Bild-Symbol.

Hier sollte von euch eine Priorisierung erstellt werden, welche Tools ihr besser und schlechter findet. Das beste hat den Listenplatz 1, das schlechteste den letzten. Falls es mehrere Top-Tools gibt oder ihr Empfehlung habt, markiert diese als fett.

Man kann hier auch gerne die entsprechenden Tools verlinken. Eine andere Option wäre, dass man eine eigene Seite für ein Tool macht, das dann genauer beleuchtet werden soll. Die Vorlage gibt es hier

Dieser Bereich ist dazu da, die Tipps und Tricks der jeweiligen Archive zu sammeln. In der Liste könnt ihr gerne Bulletpoints verwenden, falls euer Trick mehrere Schritte hat. Beachtet, dass die Bulletpoints aber nicht als solche dargestellt werden.

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Einfach die oberen Punkte des Prozesses kopieren und mit dem nächsten Schritt weitermachen.

Für Unklarheiten und Fragen bezüglich eines Prozessschrittes oder eines Problems, schauen Sie in die Kategorie Fragen und Antworten. Dort finden Sie vielleicht ihr Problem bereits.

• Fileablage für Anfänger, P. Stein, 2021, ISBN: 3744 8101 8110 4815