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Inhaltsverzeichnis
Übernahme
Transfer / Übernahme
Ziel
Das Archivgut ist mittels eines kontrolllierten Verfahrens sicher transferiert worden. Die Integrität der Daten ist geprüft worden und sie lagern sicher in der Speicherumgebung des Archivs.
Massnahmen
Arbeitskopie
Es wird eine Arbeitskopie erstellt.
Trennung von Ursprungsdatenträgern
Die Daten werden vom ursprünglichen Datenträger getrennt, allenfalls ist eine Datenrettung nötig (bspw. bei alten oder beschädigten Trägern).
Virencheck
Die Daten werden einem Virencheck unterzogen. Dies geschieht mit dem intern festgelegten Virenschutzprogramm.
Berechnung der Prüfsummen
Die mitgelieferte Prüfsummendatei des Aktenproduzenten wird mit den erhaltenen Dateien verglichen.
Erstellung eines Containers (zip/iso)
Die Dateien können in einem Container oder einheitlich beschrifteten Ordner gespeichert werden.
Speicherung in eigener IT-Infrastruktur (Backup)
Die Daten sind in die IT-Infrastruktur eingebettet und werden dadurch automatisch gesichert.
Dokumente
Arbeitsunterlagen
Die vom Archiv verwendeten Unterlagen zur Abarbeitung dieses Schrittes.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Checkliste Datenübernahme | Stellt einheitlichen und kontrollierten Ablauf sicher | |
| Hashwert-Dokumentation Aktenproduzent | Prüfung der Datenintegrität des Transfers |
Tools
| Tool | Funktion |
|---|---|
| 7-zip | Speicherung, Container für Transfer |
| Betriebsinterner Cloud Service | Transfer |
| Beyond Compare | Vergleich von Dateiinhalten |
| Externe Festplatte | Transfer |
| (s)ftp | Transfer |
| Hash-Check-Shell Extension | Erzeugung und Vergleich von Prüfsummen |
| ISO-Buster | Trennung vom Ursprungsdatenträger |
| MS Datei-Explorer | Transfer durch Zugriffsberechtigung, Speicherung, Bearbeitung |
| rapidCRC | Erzeugung und Vergleich von Prüfsummen |
| USB-Stick | Transfer |
| Virenscanner | Virencheck |
| Virtuelle Ablieferungs- oder Anlieferungsrampen (bspw. DMS) | Transfer |
Sicherung
Ziel
Die transferierten Daten sind auf der Speicherumgebung des Archivs gesichert und hinsichtlich Integrität und Vollständigkeit geprüft. Die Dokumentation ist vorbereitet.
Massnahmen
Arbeitskopie
Es wird eine Arbeitskopie erstellt.
Zentrale Sicherung im Archiv
Die transferierten Daten werden auf entsprechend dedizierten bzw. geeigneten Speichern des Archivs gesichert. Für die nachfolgenden Bearbeitungsschritte sind Arbeitskopien anzulegen, damit gegebenenfalls auf das ursprünglich übernommene Datenset zurückgegriffen werden kann.
Integritäts- und Vollständigkeitsprüfung
Das gesicherte Datenset wird auf seine Integrität (Prüfsummen-Dokumentation) und Vollständigkeit (Übernahmeverzeichnis) geprüft.
Dokumente
Handreichungen
Die für Externe zur Verfügung gestellten Unterlagen.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Absichtserklärung | Schreiben, was mit dem Bestand in weiterer Folge passiert |
Dokumentation
Die zur Dokumentation und „Archivierung“ erstellten Unterlagen.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Prüfsummen-Dokumentation | Liste der Dateien mit zugehörigen Prüfsummen zum langfristigen Nachweis der Datenintegrität | |
| Übernahmeverzeichnis | Liste der übernommenen Dateien, bspw. im AIS bei der Akzession hinterlegt | |
| Übernahmeprotokoll | Dokumentation von Besonderheiten bei der Übernahme, bspw. unter Bemerkungen zur Akzession im AIS festgehalten |
Tools
| Tool | Funktion |
|---|---|
| Betriebsinterner Cloud Service | Sicherung |
| Externe Festplatte | Sicherung (bspw. backup) |
| LTS | Sicherung |
| MS Datei-Explorer | Sicherung im betriebsinternen Laufwerk |
| NAS | Sicherung |
| Repository | Sicherung |
Dokumentation
Ziel
Der Übernahmeprozess ist vollständig dokumentiert und die Dokumentation ordnungsgemäss abgelegt. Der Aktenproduzent hat seine Ablage bereinigt und die notwendigen Dokumente vom Archiv erhalten. Die übernommenen Daten sind im Quellsystem gelöscht oder so gespeichert, dass sie bis zum Zeitpunkt der Löschung nicht verändert werden können. Gegebenenfalls sind angebotene, aber nicht übernommene Daten im Quellsystem gelöscht.
Massnahmen
Ablage der Dokumentation
Die Dokumentation der Übernahme ist im Archiv korrekt abgelegt. Sie umfasst ein Übernahmeverzeichnis und/oder ein Akzessionsprotokoll.
Eintrag im AIS
Die Ablieferung ist im AIS gemäss den gültigen Vorgaben eingetragen und somit dokumentiert (Akzession), aber noch nicht erschlossen.
Bestätigung an den Aktenproduzenten
Der Aktenproduzent bzw. die abliefernde Stelle hat eine Bestätigung über die erfolgreiche Ablieferung erhalten.
Bestätigung des Aktenproduzents (Löschung)
Der Aktenproduzent bzw. die abliefernde Stelle bestätigt die Löschung der abgelieferten bzw. nicht übernommenen Daten im Quellsystem.
Prüfung Datenlöschung / Passivierung beim Aktenproduzenten
Das Archiv überprüft die korrekte Löschung der abgelieferten Daten beim Aktenproduzenten bzw. der abliefernden Stelle oder stellt sicher, dass die Daten nicht mehr verändert werden. In der Regel ist davon auszugehen, dass eine solche Prüfung unterbleibt und auf die Löschungsbestätigung abgestellt wird.
Dokumente
Dokumentation
Die zur Dokumentation und „Archivierung“ erstellten Unterlagen.
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Datensatz im AIS | Dokumentation der Ablieferung im AIS als dem zentralen Informationssystem des Archivs | |
| Akzessionsprotokoll | Zusammenfassung der gesamten Ablieferung | |
| Übernahmeverzeichnis | Verzeichnis aller übernommenen Archivalien in einer geeigneten Granularität. Ablegen der Dokumentation bspw. als Datei im AIS bei der Akzession | Weisung für die Übergabe von Unterlagen, StASZ |
| Bestätigung Aktenproduzent | Bestätigung an den Aktenproduzenten, dass die Ablieferung korrekt übernommen wurde | |
| Bestätigung Quellsystem | Bestätigung des Aktenproduzenten, dass die übernommenen Unterlagen passiviert bzw. gelöscht wurden |
Tools
| Tool | Funktion |
|---|---|
| AIS | Verzeichnung der Metadaten |
| Office-Produkte | Erstellung der diversen Bestätigungen |
Tipps & Tricks
| Zwischenschritt | Massnahme/Problem | Trick |
|---|---|---|
| Transfer/Übernahme | Pfadlänge der Dateinamen | Die Dateien werden im lokalem Verzeichnis mit möglichst kurzem Pfad entpackt. Zu lange Dateinamen werden gekürzt. Im Anschluss werden sie kopiert. |
| Transfer/Übernahme | Mac Systemdateien löschen | Löschen der Systemdateien, da sie nicht archiviert werden |
| Transfer/Übernahme | Sicherer Transfer | Direkt bei der Dienststelle abholen oder physische Ablieferung von Datenträgern durch die abliefernde Stelle (USB-Stick, externe Festplatte) oder Upload mit gesichertem Cloud-Service / sftp. Evtl. virtuelle Ablieferungs- oder anlieferungsrampen (DMS-Ablagen) |
| Dokumentation | Interoperabilität | Die Auswahl sollte so weit wie möglich in PREMIS dokumentiert werden, sodass in Zukunft die INformation dauerhaft und automatisch genutzt werden kann. CVS wäre ist hier auch möglich. |
Fragen und Antworten
Für Unklarheiten und Fragen bezüglich eines Prozessschrittes oder eines Problems, schauen Sie in die Kategorie Fragen und Antworten. Dort finden Sie vielleicht ihr Problem bereits.
Literatur
Keine spezifische Literatur. Für die allgemeine Bibliografie siehe Literatur.
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