Für die Erteilung von Baubewilligungen sind in praktisch sämtlichen Kantonen die Gemeinden zuständig, häufig unter Verwendung kantonsweit verbindlicher Dokumente und/oder Software und unter Einbezug kantonaler Dienststellen für spezielle Aspekte (Gewässerschutz, Altlasten, Denkmalschutz etc.). Die archivierten Baubewilligungen, und im Besonderen die Baupläne, sind wichtige, in der Benutzung oft nachgefragte Archivalien in den entsprechenden staatlichen Archiven.
Die digitalen Bewilligungsprozesse werden sowohl in interkantonalen Entwicklungsgemeinschaften wie CAMAC und Inosca vorangetrieben als auch von einzelnen Kantonen.
Die KOST klärte im Frühjahr 2023 den Stand der Harmonisierung und Standardisierung bei der digitalen Langzeitarchivierung von digitalen Baubewilligungsdossiers ab. Die Abklärungen zeigten, dass sich in ein paar wenigen Kantonen (u.a. BE, ZH) die innerkantonale Harmonisierung der kommunalen Baubewilligungsprozesse über kantonale, digitale Plattformen in der Umsetzungsphase befindet. Ein überkantonaler Einsatz von digitalen Baubewilligungsanwendungen ist in den nächsten Jahren noch nicht absehbar. Ein koordiniertes, überkantonales Vorgehen von Staatsarchiven bezüglich der Archivierung von Baubewilligungsdossiers ist deshalb noch nicht angezeigt. Es werden daher vorerst keine weiteren Anstrengungen seitens der KOST unternommen.
