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Inhaltsverzeichnis
Aufbereitung
Umsetzung Sofortmassnahmen
Ziel
Die Daten sind bereinigt, normalisiert, konvertiert und validiert. Der Bestand ist somit für die Erschliessung bereit.
Massnahmen
Datenlöschung
Die Löschaufträge aus der technischen und archivfachlichen Analyse werden vollzogen.
Normalisierung
Die Dateinamen und Pfadlängen werden überprüft und ggf. normalisiert.
Validierung und Konvertierung
Die Dateien werden validiert und in DLZA-taugliche Formate konvertiert. Kleinere Mengen an Daten können fallweise analogisiert werden (z. B. Ausdrucken, Mikroverfilmung).
Dokumente
Arbeitsunterlagen
Die vom Archiv verwendeten Unterlagen zur Abarbeitung dieses Schrittes sind:
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Löschliste Dateierweiterungen | Liste mit den Dateierweiterungen der zu löschenden Dateien | |
| Löschliste Sonderzeichen | Liste der zu löschenden Sonderzeichen in Datei- und Ordnernamen | |
| Anleitungen | Bedienungsanleitungen zu den eingesetzten Tools | |
| Analysebericht | Überblick über die Resultate der technischen und archivfachlichen Analyse und Empfehlungen für Sofortmassnahmen. |
Dokumentation
Folgende Unterlagen sollen zur Dokumentation dieses Prozessschrittes erstellt und eventuell – vom jeweiligen Archiv zu entscheiden – archiviert werden:
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Löschprotokolle | Protokolle aller Löschungen (Duplikate ausgenommen) | |
| Report Duplikate | Übersicht und ggf. Löschprotokoll zu den Duplikaten. | |
| Report Konvertierung | Report von Tools zur Dateiformatkonvertierung | |
| Report Validierung | Report von Tools zur Dateiformatvalidierung | |
| Report Normalisierungen | Report von Tools zur Normalisierung von Datei- und Ordnernamen und Pfadlängen | entwurf_datei-ordnerbenennung_staso.docx |
| Abschluss-Protokoll | Dokument, das alle Änderungen, die in diesem Prozessschritt umgesetzt wurden, zusammenfasst. Idealerweise ist es als Vorlage verfügbar. Allenfalls könnte man so weit gehen, dass im gleichen Protokoll die technische Analyse und die Aufbereitung dokumentiert werden. |
Tools
| Tool | Funktion |
|---|---|
| TreeSize | Datei- u. Disk-Management |
| Total Commander | Dateimanagement |
| IrfanView | Normalisierung |
| KOST-Val | Validierung |
| JHOVE | Validierung |
| FFmpeg | Validierung, Konvertierung |
| Adobe Acrobat Pro | Validierung, Konvertierung |
| PDF-Tools | Validierung, Konvertierung |
| PDF Tools (Tracker Software) | Konvertierung |
| dmstools | Konvertierung |
Tipps & Tricks
| Massnahme/Problem | Trick |
|---|---|
| Dynamische Felder | Spätestens bei der Aufbereitung, mit Vorteil aber bereits während der Beratung und Sichtung, soll der Umgang mit dynamischen Feldern (z.B. Datumsangaben) festgelegt werden. Eine Korrektur dürfte ausgesprochen schwierig sein; als Option bietet sich z.B. ein Hinweis in den Kontextinformationen zum Bestand an. |
| Scripting (z. B. Python, FileMaker) | Bearbeitung (z. B: Normalisierung, Konvertierung, Verifizierung) einer beliebigen Anzahl von Dokumenten im Stapelverfahren. |
| Dateinamenskonventionen | Sie werden mit der abliefernden Stelle vereinbart und als Anhang zu den Organisationsvorschriften erlassen. Die Vorlage wird mit den Verantwortlichen angepasst (Löschen oder Ändern von Passagen). |
| Direkter Zugang zu den Ablagen der Verwaltung | Ein direkter Zugang macht eine Bereinigung/Bewertung vom eigenen Büro aus möglich. Somit kann auch gewährleistet werden, dass gelöschte Dateien wirklich gelöscht sind und in der Verwaltung nicht doch noch Kopien vorhanden sind, die später wieder angeboten werden. |
Erschliessungsplanung
Ziel
Der Erschliessungsplan ist verabschiedet und der Zeitplan und die Ressourcen sind bereitgestellt. Die Erschliessung kann somit beginnen.
Massnahmen
Archivfachliche Massnahmen
Die Hierarchie und Struktur wird dokumentiert und Änderungen vorgeschlagen. Die Erschliessungstiefe und die Vorgaben für die Feinbewertung werden definiert.
Allokation von Ressourcen
Die Personalressourcen werden alloziert und Speicherbedarf bereitgestellt.
Dokumente
Arbeitsunterlagen
Die vom Archiv verwendeten Unterlagen zur Abarbeitung dieses Schrittes sind:
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Analysebericht | Überblick über die Resultate der technischen und archivfachlichen Analyse und Empfehlungen für Sofortmassnahmen. | |
| Übernahmeverzeichnis | Liste der übernommenen Dateien, bspw. im AIS bei der Akzession hinterlegt |
Dokumentation
Folgende Unterlagen sollen zur Dokumentation dieses Prozessschrittes erstellt und eventuell – vom jeweiligen Archiv zu entscheiden – archiviert werden:
| Name | Zweck | Beispieldatei |
|---|---|---|
| Erschliessungsplan | Festhalten der Erschliessungsmassnahmen und der Erschliessungstiefe. Allenfalls könnte im Erschliessungsplan auch der Zeitplan, der Kostenvoranschlag und die Dokumentation der Struktur integriert werden. | |
| Zeitplan | Hält den Zeitbedarf für die Arbeitsschritte fest | |
| Kostenvoranschlag | Hält den personellen und finanziellen Ressourcenbedarf fest, inkl. Speicherkosten |
Tools
Bei diesem Schritt werden keine zusätzlichen, speziellen Tools eingesetzt.
Tipps & Tricks
| Massnahme/Problem | Trick |
|---|---|
Fragen und Antworten
Für Unklarheiten und Fragen bezüglich eines Prozessschrittes oder eines Problems, schauen Sie in die Kategorie Fragen und Antworten. Dort finden Sie vielleicht ihr Problem bereits.
Literatur
- Lenartz, Stephan: Digital ist besser? Möglichkeiten der automatisierten Aufbereitung und Bewertung von Fileablagen mit Python am Beispiel einer digitalen Fotosammlung. Werkhefte Digital 1. Landesarchiv Baden-Württemberg 2020. https://www.landesarchiv-bw.de/media/full/70717
Für die allgemeine Bibliografie siehe Literatur.
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