Workflow bei ebenenübergreifenden Informationssystemen
Grafische Darstellung des Workflows
Die nachstehende Grafik bildet den Workflow der Archivierung von ebenenübergreifenden Informationssysteme unter Einbezug des Koordinationsgremiums ab.
Bundesarchiv
Staatsarchiv(e)
1a
Ein Staatsarchiv ist an Unterlagen interessiert und sucht
Interessierte für Kooperation.
Ein Staatsarchiv
stellt fest, dass sich Unterlagen, die es
übernehmen möchte, in einem ebenenübergreifenden
System befinden. Es meldet sein Interesse dem
Koordinationsgremium der Archive und fragt an, ob
es weitere Interessierte gibt.
1b
Das Bundesarchiv informiert über Angebot und Bewertungsentscheid
Wenn das Bundesarchiv Unterlagen aus einem ebenenübergreifenden
System angeboten erhält oder sich prospektiv damit befasst,
informiert es das Koordinationsgremium der Archive über das Angebot und einen
allfälligen Bewertungsentscheid
Koordinationsgremium
2
Koordinationsgremium leitet Infos + Einschätzung gemäss Checkliste weiter Das Koordinationsgremium
schätzt das System aufgrund der Checkliste (vgl.Anhang 1) ein und leitet die vorhandenen Angaben an alle
Staatsarchive weiter:
• Anfrage des Staatsarchivs (1a)
• Informationen des Bundesarchivs zu Angebot und Bewertungsentscheid (1b)
• Einschätzung des Systems gemäss Checkliste
Staatsarchive
3
Staatsarchive melden Interesse an Kooperation An einer Kooperation interessierte Staatsarchive
melden sich beim Koordinationsgremium der Archive.
Koordinationsgremium
4
Koordinationsgremium meldet die interessierten Archive Das Koordinationsgremium
der Archive informiert das ursprünglich anfragende Staatsarchiv (1a)
über weitere interessierte Archive.
Staatsarchiv(e)
5
Staatsarchive kooperieren Die interessierten Staatsarchive
arbeiten bei der Bewertung zusammen,
in der Regel mit dem Ziel eines gemeinsamen
Bewertungsentscheides und einer entsprechenden Ablieferungsschnittstelle.
Staatsarchive
6
Staatsarchive fordern Unterlagen an Jedes Staatsarchiv
Jedes Staatsarchiv meldet sich bei jener kantonalen Behörde, die für die fraglichen Unterlagen
anbietepflichtig ist und fordert diese an (selbstverständlich kann der Input auch von einem Angebot
einer kantonalen Behörde ausgehen).
Dabei verweist es auf die vorgängigen Abklärungen und den gemeinsamen Bewertungsentscheid.
Kantonsbehörden
7
Kantonsbehörden fordern Unterlagen an Die Kantonsbehörden
die gewünschten Unterlagen bei der zuständigen Bundesbehörde an.
Dies kann auch prospektiv geschehen, u. a. mit dem Ziel, dass eine Exportschnittstelle gebaut wird.
Bundesbehörde
8
Bundesbehörde übermittelt Unterlagen Die Bundesbehörden
übermittelt die abzuliefernden Unterlagen an die Kantonsbehörden.
Kantonsbehörden
9
Kantonsbehörden liefern Unterlagen ab Eine Kantonsbehörden
liefert die Unterlagen dem Staatsarchiv ab.
Staatsarchive
Staatsarchiv(e)
X
Die kooperierenden Staatsarchive melden gemeinsamen Bewertungsentscheid Die miteinander kooperierenden Staatsarchive
Die miteinander kooperierenden Staatsarchive melden dem Koordinationsgremium der Archive
ihren gemeinsamen Bewertungsentscheid
(oder allenfalls verschiedenen Bewertungsentscheide).
Koordinationsgremium
Y
Das Koordinationsgremium informiert über Bewertungsentscheid und Vorgehen.Das Koordinationsgremium
der Archive informiert das Bundesarchiv über kantonale Bewertungsentscheide und das weitere Vorgehen.
Z
Das Koordinationsgremium aktualisiert Liste Das Koordinationsgremium der Archive
aktualisiert laufend die Liste der ebenen-übergreifenden Systeme,
u. a. mit folgenden Informationen:
• Neue ebenenübergreifende Systeme
• Einschätzung von Systemen gemäss Checkliste
• Bewertungsentscheide des Bundesarchivs und der Staatsarchive
