L'oggetto del Preservation Process del CECO è il contenuto archiviato in un archivio conforme a OAIS. Il Preservation Process aiuta a mantenere questi contenuti accessibili e comprensibili. Comprende quindi parti essenziali dell'unità funzionale OAIS Preservation Planning (ad eccezione di quelle che hanno come contenuto l'intero OAIS), ma va oltre, comprendendo anche l'attuazione delle misure previste.
Il processo complessivo è suddiviso in quattro sottoprocessi: Watch, Plan, Act e Check. Queste sono spiegate e dettagliate di seguito. I primi due sottoprocessi sono di competenza del Preservation Planning Expert Group (PPEG), gli ultimi due dei singoli archivi. Il PPEG è composto da personale degli archivi membri del CECO e dal Segretariato del CECO. Il documento raggruppa le attività del CECO nell'ambito del Preservation Process.
Watch
Watch si riferisce al sottoprocesso di conservazione digitale in cui si raccolgono le informazioni e si identifica la necessità di intervenire. Il suo scopo è quello di preservare la comprensibilità degli oggetti archiviati. L'elenco che segue elenca le possibili fonti di informazione.
Assessment: Un'analisi statistica periodica del patrimonio archivistico digitale delle istituzioni CECO fornisce indicazioni per una possibile definizione della priorità delle attività di Preservation. Di norma, tali dati statistici non possono essere generati senza uno sforzo da parte degli archivi e richiedono strumenti adeguati.
Incident: Le segnalazioni di incidenti durante il lavoro pratico con i documenti d'archivio negli archivi patrocinanti hanno dato il via a un'indagine approfondita dei problemi di fondo presso la segreteria del CECO.
KaD: Il catalogo dei formati di file d'archivio (Katalog archivischer Dateiformate) è il deposito centrale del CECO di informazioni sui formati di file e sulla conservazione digitale. La sua revisione periodica e le dichiarazioni su formati specifici possono portare a ricerche approfondite sui formati dei file.
Web: Il monitoraggio sistematico delle fonti di informazione come blog, newsletter, ecc. da parte della segreteria del CECO offre una certa garanzia di non perdere questioni e sviluppi importanti.
KnowHow: Lo scambio professionale con comunità di esperti per singoli formati di file e/o nel campo della conservazione digitale consente l'accesso all'esperienza pratica e l'identificazione delle necessità di intervento.
Il PPEG esamina e decide, se necessario in futuro, utilizzando strumenti di analisi appropriati, se è necessario intervenire. Questa decisione è pubblicata come Analysis.
Plan
Plan si riferisce al sottoprocesso di conservazione digitale in cui si approfondisce e si rivede la necessità di azione identificata e si sviluppano soluzioni. L'elenco seguente riporta i risultati del sottoprocesso Plan.
Report: Il Report comprende un'analisi e una presentazione approfondita del problema e l'identificazione di possibili soluzioni, che costituiscono la base per il lavoro successivo.
Recommendation: Vengono formulate raccomandazioni concrete per l'azione (liste di controllo, cataloghi di strumenti, stime delle risorse, ecc.) per l'attuazione degli approcci risolutivi registrati nel Report. Questo include anche eventuali prove pilota o test. Ciò richiede solitamente il coinvolgimento di almeno un archivio.
Communication: I risultati del sottoprocesso saranno comunicati attivamente agli archivi membri: attraverso il sito web del CECO, la newsletter, gli eventi, ecc.
Feedback: I risultati del sottoprocesso sono documentati nel KaD e trasmessi alle comunità di esperti in forma appropriata.
I risultati concreti, pubblicabili e comunicabili del sottoprocesso sono il Report e la Recommendation. Tali linee guida sono denominate collettivamente Guidelines.
Act
Act si riferisce al sottoprocesso di conservazione digitale in cui la necessità di azione identificata viene esaminata e implementata negli archivi.
Assessment: I singoli archivi membri del CECO verificano se e in che misura vi sia effettivamente una necessità di intervento nei loro fondi e, in caso affermativo, decidono se e quando affrontarla. Tali analisi richiedono strumenti adeguati; il PPEG e la segreteria del CECO supportano gli archivi in questo senso.
Planning: Gli archivi pianificano il progetto di conservazione specifico. Identificano le strutture quantitative, gli strumenti e le competenze necessarie, pianificano i processi e definiscono i criteri per l'assicurazione della qualità.
Implementation: Gli archivi eseguono le misure di conservazione effettive (compresi i test) e raccolgono i registri per il controllo della qualità.
Validation: La Validation comprende l'assicurazione della qualità, ossia la verifica tecnica e contenutistica dei risultati in base ai criteri definiti (ad esempio, significant properties). Se necessario, si ripete la fase di processo precedente.
Deployment: Il progetto di conservazione è stato completato. Ciò include il trasferimento dei risultati in fase operativa (AIP aggiornati), l'adattamento dei processi e della documentazione, la (ri)configurazione degli strumenti e l'aggiornamento dei metadati.
Viene redatto un Final Report come risultato permanente. Questo vale anche se il processo viene interrotto in qualsiasi momento. Questo rapporto documenta le singole fasi del processo e i risultati del sottoprocesso Act. Serve come prova delle attività di conservazione e spiega le relative considerazioni e argomentazioni. Il Final Report può anche fornire input per il sottoprocesso Watch.
Check
Check è un compito permanente della Preservation Planning. Il suo obiettivo è la conservazione del flusso di bit digitale.
Fixity Checks: I file memorizzati nel repository vengono controllati periodicamente per verificarne l'integrità fisica tramite checksum.
Fixity Actions: Se vengono rilevati errori di integrità fisica durante i Fixity Checks, la fonte dell'errore deve essere identificata e corretta (sostituzione dell'hardware e ripristino della ridondanza di archiviazione desiderata, riparazione del repository).
Fixity Checks e le Actions vengono registrati. Un caso di errore grave può servire come incident nel sottoprocesso Watch.