[05-11-2013] PDF/A è il formato di archivio appropriato o ci sono altre opzioni?
Si tratta di valutare quali proprietà di un file sono identificate come significative e devono essere preservate. In concreto: è sufficiente preservare l'aspetto visivo (tramite PDF/A), o è necessario preservare anche la funzionalità, in tutto o in parte? Le considerazioni sui formati dei fogli di calcolo in KaD possono servire come confronto approssimativo (cfr. https://kost-ceco.ch/cms/tabellenkalkulation-einleitung-it.html). Tuttavia, il confronto è errato, perché la funzionalità dei documenti di MS Project non è così importante per l'archiviazione, anzi è altrettanto importante (o addirittura insignificante) della funzionalità dei documenti di Word, che convertiamo in PDF/A senza esitazione.
Possiamo quindi affermare in modo semplificato che MS Project può essere inteso da un punto di vista archivistico come uno strumento per la creazione di piani di progetto. Questi piani di progetto dovrebbero essere archiviati, ma non sarebbe possibile modificarli. Ciò è reso più difficile dal fatto che il software consente diverse visualizzazioni del piano di progetto. L'approccio migliore consiste quindi nel definire due o tre viste che contengano tutte le informazioni essenziali nella loro interezza e nel trasferirle come file PDF/A.
Naturalmente sarebbe ipotizzabile anche una soluzione provvisoria con archiviazione in formato MS Project (analogamente alle nostre considerazioni su MS Excel nel KaD), che dovrebbe rimanere leggibile senza problemi per i prossimi dieci-quindici anni. Tuttavia, poiché non si tratta di un formato particolarmente centrale dei documenti statali, non è certo che tra dieci o quindici anni avremo nuove scoperte che vadano oltre la procedura descritta sopra.
