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MS Project

In welchem Format sind Dateien aus MS Project sinnvollerweise zu archivieren?

[05-11-2013] Ist PDF/A das geeignete Archivformat, oder bestehen andere Möglichkeiten?

Es ist eine Frage der Bewertung, welche Eigenschaften einer Datei als signifikant identifiziert werden und zu bewahren sind. Konkret also: Reicht es, die optische Erscheinung zu bewahren (mittels PDF/A), oder muss auch die Funktionalität ganz oder teilweise bewahrt werden? Als ungefährer Vergleich können die Überlegungen zu den Tabellenkalkulationsformaten im KaD dienen (siehe https://kost-ceco.ch/wiki/whelp/KaD/pages/Tabellenkalkulation.html). Allerdings hinkt der Vergleich, denn die Funktionalität bei MS-Project-Dokumenten ist für die Archivierung eben gar nicht so bedeutend, ja wohl etwa ähnlich bedeutend (bzw. eben unbedeutend) wie die Funktionalität bei Word-Dokumenten, die wir ja bedenkenlos nach PDF/A umwandeln.

Wir können also vereinfachend festhalten, dass MS Project aus archivischer Sicht als ein Tool zur Erstellung von Projektplänen aufgefasst werden kann. Archiviert werden müssten dann diese Projektpläne, aber nicht die Möglichkeit, sie zu verändern. Erschwerend kommt freilich dazu, dass die Software viele verschiedene Ansichten eines Projektplans ermöglicht. Der zielführende Ansatz ist deshalb wohl, zwei oder drei Sichten zu definieren, welche in ihrer Gesamtheit alle wesentlichen Informationen beinhalten, und diese als PDF/A-Dateien zu übernehmen.

Selbstverständlich wäre (analog unseren Ueberlegungen zu MS Excel im KaD) auch eine provisorische Lösung mit Archivierung im MS-Project-Format denkbar, das für die nächsten zehn bis fünfzehn Jahre problemlos lesbar bleiben dürfte. Da es sich aber nicht um ein besonders zentrales Format der staatlichen Ueberlieferung handelt, ist zu bezweifeln, dass wir in zehn bis fünfzehn Jahre irgendwelche neue Erkenntnisse haben werden, die über das oben skizzierte Vorgehen hinausgehen.