aktuelle Version: 2.0 (2017), respektive ISO 32000-2:2017
vorhergehende Versionen: 1.0 (1993), 1.1 (1994), 1.2 (1996), 1.3 (1999), 1.4 (2001), 1.5 (2003), 1.6 (2005), 1.7 (2006, respektive ISO 32000-1:2008)
Beschreibung
Das Portable Document Format (PDF) ist ein plattformübergreifendes Dateiformat für Dokumente. PDF ist als Speicher- und Austauschformat weit verbreitet und beliebt. Es bedient sich einer vektorbasierten Seitenbeschreibungssprache (Weiterentwicklung von PostScript), die die freie Skalierbarkeit der Darstellung erlaubt.
Bewertung
Offenheit: 4
Das Portable Document Format (PDF) wurde von Adobe Systems entwickelt und im PDF Reference Manual offengelegt. PDF 1.7 wurde im Juli 2008 als ISO 32000-1 standardisiert. Zukünftige Versionen von PDF werden nicht mehr von Adobe, sondern im ISO-Standardisierungsprozess erarbeitet; so zuletzt Version 2.0 (ISO 32000-2:2017).
Lizenzfreiheit: 3
PDF ist lizenzfrei. Die Lizenzfrage für verwendete Schriften oder Kompressionsalgorithmen ist im Einzelfall zu klären.
Verbreitung: 4
PDF existiert seit 1993 und ist weit verbreitet. Seit Juli 2017 ist Version 2.0 aktuell. Es gibt zahlreiche Tools auf verschiedenen Plattformen zur Konvertierung von Textformaten nach PDF.
Funktionalität: 3
Alle üblichen Formate dieser Kategorie können ohne Inhaltsverlust nach PDF konvertiert werden. Dateiinhalte lassen sich durch Volltextsuche auffinden.
Das Layout kann originalgetreu erhalten werden, wenn sichergestellt ist, dass die Schriften und Farbräume verfügbar sind (z.B. durch Einbettung bei der PDF-Generierung).
Neben einer Struktur können PDF-Dokumente interaktive Elemente wie Lesezeichen, Kommentare oder Formularfelder sowie Audio- / Videoobjekte, Transparenz, Ebenen, JavaScripts und integrierte Dateien enthalten.
Aus PDF-Dokumenten lassen sich Textpassagen, Tabellen und Grafiken (auch Ausschnitte davon) durch Kopieren in andere Anwendungsprogramme einfügen und weiterverarbeiten.
Implementierung: 4
Es stehen zahlreiche Werkzeuge zum Konvertieren diverser Formate nach PDF zur Verfügung; Beispiele sind PDFlib, PDF-Writer, Acrobat Distiller, MS Office 2016. Es existieren eine Vielzahl von PDF-Viewern, auch Open-Source-Produkte.
Speicherdichte: 3
PDF hat in der Regel einen relativ geringen Speicherbedarf. Durch Kompression können PDF-Dateien verdichtet werden; siehe dazu aber die Überlegungen zur Datenkompression.
Verifizierbarkeit: 4
Die Erkennung ist nicht nur durch die Extension, sondern auch über die entsprechende Bytesequenz möglich. Spezielle Validatoren existieren zu den neusten Versionen.
Best Practice: 2
PDF ist ein beliebtes Speicher- und Datenaustauschformat und ist in den Verwaltungen verbreitet. Dokumente werden in dieses Format konvertiert, sobald sie definitiv sind und nicht mehr geändert werden. Dazu werden in der Regel die aktuellen Versionen von PDF verwendet. Diese können Funktionalitäten beinhalten, die aus Sicht der Langzeitarchivierung wenig geeignet sind; z.B. JavaScript und Verschlüsselung.
In den Archiven sind wegen der Bevorzugung von PDF/A nur in geringem Umfang PDF-Dateien übernommen worden.
Perspektive: 1
Der weiterhin verbreitete und noch vereinfachte Einsatz von PDF, aber auch die ständige Weiterentwicklung sind abzusehen. In den neueren Versionen von PDF sind etliche patent- und lizenzrechtliche Erweiterungen und aus archivischer Sicht problematische Funktionalitäten eingebaut.
Formatklasse: B
Das Format ist flächendeckend im Gebrauch.
Fazit
PDF eignet sich grundsätzlich als Archivierungsformat. Zu beachten sind jedoch mögliche Probleme mit speziellen Funktionalitäten und eingebetteten Objekten. Deshalb ist für die Archivierung wenn immer möglich PDF/A zu bevorzugen. Für Dokumente mit archivwürdigem Layout sollte zudem darauf geachtet werden, dass alle Inhalte, insbesondere auch Bilder, Schriften und Farbräume, eingebettet werden. Zurückhaltung ist geboten beim Einsatz problematischer Funktionalität wie z.B. JavaScript, integrierte Dateien, Ton- oder Videoreproduktion.
