DE  |  FR

18-038 AG ebenenübergreifende Informationssysteme

[ADK-Arbeitsgruppe bestehend aus Vertretern der KOST, des VSA AG Bewertung sowie institutionelle Mitglieder der Archive StABE, StABS, StANE, StAZH und des Bundesarchives]

Ausgangslage

Die verschiedenen Ebenen des Staates (Bund, Kantone, Gemeinden) müssen sich bei der Archivierung koordinieren, insbesondere wenn es sich um ebenenübergreifende Aufgaben bzw. ebenenübergreifende Informationssysteme handelt, damit es nicht zu Überlieferungslücken oder Mehrfachüberlieferung kommt.

Bis 2008 hat die Koordinationskommission (KoKo) des VSA Empfehlungen für die archivische Bewertung koordiniert. Diese Arbeitsgruppe ist anschliessend in der VSA AG Bewertung aufgegangen. Die VSA AG Bewertung hat über 30 Informationssysteme identifiziert, mit denen Organe mehrerer staatlicher Ebenen arbeiten und für die auch entsprechende gesetzliche Regelungen bestehen. Das Problem besteht aus der Sicht der Kantone nun darin, dass in den entsprechenden Gesetzen und Verordnungen die Fragen der Datenhoheit bzw. der Anbietepflicht (auf welcher staatlichen Ebene besteht Anbietepflicht?) nicht vollumfänglich geregelt sind. Es besteht also ein eigentliches Defizit bezüglich Überlieferungsbildung.

Alain Dubois hat in der ADK auf dieses Problem hingewiesen und zur Koordination, vordringlich im digitalen Bereich der Archivierung aufgefordert – denn im digitalen Bereich werden für diese ebenenübergreifenden Aufgaben in der Regel zentral verwaltete Informationssysteme eingesetzt. Weil aus Sicht der ADK der VSA-AG Bewertung als Arbeitsgruppe eines privaten Vereins keine regulatorische Aufgabe übertragen werden kann, hat die ADK diese Aufgabe an die KOST-Geschäftsstelle delegiert. Schnell ist dabei klargeworden, dass die KOST-Geschäftsstelle mit 200 Stellenprozenten keine vollumfassende Aufarbeitung aller ebenenübergreifenden Informationssysteme mit einer anschliessenden Bewertung- leisten kann. Darum hat die ADK, bzw. die KOST-Aufsichtskommission, nun eine ADK-Arbeitsgruppe bestehend aus Vertretern der KOST, des VSA AG Bewertung sowie institutionelle Mitglieder der Archive StABE, StABS, StANE, StAZH und des Bundesarchives beauftragt.

Projektziel

Aufgabe ist es, die bestehende Liste der ebenenübergreifenden Informationssysteme der VSA AG Bewertung zu vervollständigen und allenfalls nach Typen zu gruppieren. Zudem soll die rechtliche Dimension ggf. unter Beizug von Juristen analysiert und die Prozesse definiert werden (z.B. Textbaustein für rechtliche Regelung der Datenhoheit (bei neuen Erlassen oder deren Revision). Dann sollen exemplarisch Überlieferungsbildung und Bewertung bei einem oder zwei Informationssystemen untersucht und das Vorgehen dabei dokumentiert werden.

Drei Produkte werden als Projektziel bestimmt:

  1. Generelle Beschreibung/Analyse des Problems (auf ca. 3-4 Seiten), Aufzeigen von Gefahren/Risiken und Lösungsansätzen sowie bereits vorhandenen Lösungen.
  2. Aktualisierte Übersicht über die relevanten Informationssysteme mit Akkreditierung dieser Liste bei der ADK mit dem Ziel, diese Liste im Falle einer Bewertung bezüglich eines Angebots bzw. bei neu in Betrieb genommenen Informations­systemen entsprechend zu aktualisieren
  3. Prozess zum ebenenübergreifenden Informationsfluss bei der Bewertung und Sicherung von Daten aus den Informationssystemen sowie für die Aktualisierung dieser Liste definieren (Workflow/Aktualisierungsregelung).

Auf Grund der Erkenntnisse aus den Projektzielen könnte ein mögliches weiteres Vorgehen ein Folge-Modellprojekt (konkretisiert anhand von ein oder zwei Informations­systemen) sein, das folgende Punkte beinhalten würde: Verantwortlichkeiten + Prozesse + Rechtliches + Handlungsbedarf + Umsetzungsvorschläge -> Überlieferungsbildung.

Projektantrag

Projektteam

Projektleitung Thomas Neukom, StAZH

  • Stefan Boller, StABE
  • Franziska Brunner, BAR
  • Martin Kaiser, KOST
  • Thomas Neukom, AG Bewertung VSA
  • Grégoire Oguey, StANE
  • Oliver Schihin, StABS