18-038 AG ebenenübergreifende Informationssysteme

Die verschiedenen Ebenen des Staates (Bund, Kantone, Gemeinden) müssen sich bei der Archivierung koordinieren, insbesondere wenn es sich um ebenenübergreifende Aufgaben bzw. ebenenübergreifende Informationssysteme handelt, damit es nicht zu Überlieferungslücken oder Mehrfachüberlieferung kommt.

Die Projektgruppe empfiehlt der Schweizerischen Archivdirektorinnen- und Archivdirektorenkonferenz ADK dazu Massnahmen in zwei Bereichen:

1. Um die im Schlussbericht beschriebenen Fragen im Zusammenhang mit der Anbietepflicht der jeweiligen föderalen Ebene zu klären, verfasst die ADK ein Positionspapier, in dem festgehalten wird, dass Unterlagen aus ebenenübergreifenden Informationssystemen grundsätzlich sowohl auf Bundes- wie auch auf Kantonsebene anbietepflichtig sein können. Dieses Papier soll den Kantonen helfen, gegenüber den kantonalen Behörden die Anbietepflicht durchzusetzen. Zusätzlich ist aus Sicht der in der Projektgruppe vertretenen kantonalen Archive eine rechtliche Klarstellung zu überlegen, beispielsweise als Beitrag zur Evaluation des BGA.
2. Zur Gewährleistung eines koordinierten Vorgehens unter den Archiven und des entsprechenden Informationsflusses empfiehlt die Arbeitsgruppe die Schaffung bzw. Bestimmung eines Koordinationsgremiums, das u. a. fachlich in der Lage ist, Vorabklärungen zu den Informationssystemen zu treffen. Gegebenenfalls können dem Gremium – nebst der Koordination des Informationsflusses, den Vorabklärungen und der Aktualisierung der Liste – auch weitergehende Aufgaben übertragen werden (beispielsweise Erhebungen bei allen aktenbildenden Stellen und Systembetreibern bzw. das systematische Abarbeiten der Liste der Systeme).

Abschlussbericht

An ihrer Sitzung vom 18. November 2020 haben die ADK-Mitglieder den Abschlussbericht und die Empfehlungen der Arbeitsgruppe «ebenenübergreifende Informationssysteme» diskutiert und die Veröffentlichung genehmigt.

Projektantrag

Projektteam

Projektleitung Thomas Neukom, StAZH

• Stefan Boller, StABE
• Franziska Brunner, BAR
• Martin Kaiser, KOST
• Thomas Neukom, AG Bewertung VSA
• Grégoire Oguey, StANE
• Oliver Schihin, StABS