I fogli di calcolo visualizzano dati numerici e alfanumerici e, in particolare, ne consentono l'elaborazione mediante funzioni. Esistono applicazioni per fogli di calcolo per diverse piattaforme, sia di produttori commerciali che di progetti open source. Tutte funzionano con i propri formati.
In linea di principio, tre diversi aspetti possono essere di interesse per l'archiviazione dei fogli di calcolo (documenti di foglio elettronico):
In realtà, le ultime due opzioni non hanno praticamente acquisito alcuna importanza. La conversione in PDF/A deve essere vista in modo molto critico perché richiede un grande sforzo per il controllo della qualità; inoltre, si perde l'intera funzionalità (si veda la discussione sul formato PDF/A).
Non è ancora stato stabilito un formato di file ideale per i dati dei fogli elettronici dal punto di vista dell'archiviazione. Una soluzione provvisoria per l'archiviazione si basa sulla compatibilità verso il basso delle applicazioni commerciali (di solito su più versioni). Ciò significa che se un file è disponibile in un formato attuale, si può presumere a ragione che possa essere letto dalla versione attuale del programma per i prossimi dieci anni senza problemi; la migrazione non è quindi necessaria. Se un file è in una versione di formato vecchio, deve essere migrato al formato più recente utilizzando il software appropriato. (Secondo gli studi del Digital Preservation Testbed [p. 20], è consigliabile saltare una o due versioni). Per i file in formati proprietari di applicazioni obsolete, la migrazione al formato di un'applicazione attuale è essenziale.
Queste considerazioni valgono in particolare per il formato XLSX di Microsoft Excel, leader di mercato. Sebbene questi non soddisfino i requisiti essenziali per l'archiviazione, è più sensato per un archivio lasciare i file MS Excel nel loro formato originale piuttosto che migrarli in un formato potenzialmente più ideale che non è né collaudato né ampiamente utilizzato. La leggibilità di circa 10 anni ottenuta grazie alla compatibilità all'indietro offre agli archivi una tregua nella ricerca di un formato di archivio futuro più ideale.
A causa di problemi di interoperabilità non risolti tra i diversi formati di foglio elettronico, la conversione in un altro formato di file non è raccomandata.
Questo approccio segue due principi generali per la scelta del formato: evitare migrazioni inutili e mantenere il maggior numero di opzioni possibili.
Come soluzione temporanea, i dati dei fogli di calcolo dovrebbero essere archiviati in una versione corrente del formato originale che implementi il più possibile lo standard sottostante, ossia solitamente in ODS o XLSX.
Per ODS, si tratta della versione 1.2, pubblicata come ISO 26300:2015. Per XLSX, si tratta della ISO 29500:2016 nella versione "XLSX Strict", che è pienamente implementata solo per la lettura e la scrittura con Microsoft Office 2013. Quando si utilizzano altri strumenti di Office, è necessario chiarire se questa versione è pienamente supportata.
Va notato che anche XLS, il formato binario predecessore di XLSX, dovrebbe essere convertito in XLSX a causa della mancanza di apertura. Lo stesso vale in particolare per il supporto software per SXC, il formato precedente a ODS.
Le alternative, ovvero l'archiviazione in formati di archivio di database o la conversione in PDF/A, non possono essere considerate buone pratiche e devono essere valutate criticamente.
Artefactual Systems, Digital Preservation Coalition (eds.), Preserving Spreadsheets. DPC Technology Watch Guidance Notes, Data Types Series. 2021.
doi.org/10.7207/twgn21-09
| Catalogo dei formati dei file d'archivio | versione 7.0, giugno 2024 |
