Regole per il monitoraggio del progetto e per la consultazione dell'archivio

Principi per il monitoraggio dei progetti e la consultazione degli archivi da parte della Segreteria CECO

Sulla base della proposta del Comitato direttivo alla Commissione di vigilanza sulla progettazione del futuro lavoro progettuale di KOST del 04.09.2014, adottata con modifiche dalla Commissione di vigilanza il 17.09.2014, tenendo conto degli aggiustamenti e delle integrazioni apportate dal Comitato direttivo da allora.

Versione 1.0; Berna, 18 novembre 2020

1. Oltre al lavoro di base (standardizzazione, strumenti, eventi), l'ufficio CECO riserva una parte del suo tempo di lavoro al sostegno dei progetti delle agenzie esecutive. Il benchmark per questa quota è del 20%.
2. Il supporto dell'ufficio comprende solitamente il monitoraggio del progetto, il supporto tecnico, i test, la convalida, la documentazione e la divulgazione.
3. Affinché i progetti delle agenzie esecutive possano beneficiare di questo sostegno a spese del bilancio CECO come progetti di accompagnamento CECO, devono essere soddisfatte le seguenti condizioni:
   1. Il progetto fornisce una procedura per l'archiviazione digitale o cerca di innovare un'area tematica per la quale non esiste ancora una soluzione.
   2. Il progetto è gestito da uno degli archivi partecipanti.
   3. Almeno tre archivi di supporto sono coinvolti nel progetto.
4. I gruppi di archivi membri che desiderano ricorrere al sostegno del Segretariato CECO per un progetto comune in conformità con la sezione 3, presentano una proposta di progetto al Segretariato all'attenzione del Comitato direttivo, specificando in particolare il contesto, il budget, i risultati e il calendario. Se almeno tre archivi membri non sono ancora coinvolti nel progetto, la Segreteria CECO può aiutare a trovare altri partecipanti.
5. Il Comitato direttivo valuta quanto prima i progetti presentati in base alle condizioni di cui al punto 3, decide in merito alla loro accettazione come progetto di accompagnamento CECO e, se necessario, assegna loro una priorità. Può richiedere ulteriori informazioni ai responsabili del progetto. La direzione del progetto riferisce al Comitato direttivo due volte l'anno sullo stato del progetto. Le relazioni sullo stato di avanzamento vengono presentate al Comitato direttivo per informazione.
6. L'ufficio è anche a disposizione degli archivi membri per consulenze individuali e supporto ai progetti. Si applicano le seguenti regole:
   1. Ogni archivio membro ha diritto a 2 giorni lavorativi (16 ore) di supporto all'anno (non cumulabili).
   2. Qualsiasi lavoro aggiuntivo sarà fatturato all'archivio interessato. La tariffa oraria a costo pieno della Confederazione (attualmente 108 franchi svizzeri) viene addebitata per il puro tempo di lavoro impiegato. I tempi e le spese di viaggio sono a carico del bilancio KOST. I possibili costi vengono discussi all'inizio della collaborazione e possono anche essere fissati in modo forfettario a discrezione della Segreteria.
   3. I singoli progetti di consulenza devono essere approvati dal Comitato direttivo.
   4. Se il lavoro è considerato di base, si può comunque rinunciare alla tariffazione.
   5. La partecipazione del Segretariato a gruppi di utenti per importanti soluzioni software archivistiche non conta ai fini dei crediti di consultazione individuali degli archivi partecipanti.
7. In linea di principio, il Segretariato CECO può anche offrire servizi di consulenza alle organizzazioni non governative nell'ambito della sua disponibilità. L'onorario è pari al doppio della tariffa interna secondo la sezione 6b; è possibile concordare tariffe forfettarie. I progetti di consulenza esterna devono essere approvati dal Comitato direttivo. L'offerta non viene pubblicizzata attivamente.