Regeln für Projektbegleitung und Archivberatung

Grundsätze für die Projektbegleitung und Archivberatung durch die KOST-Geschäftsstelle

Basierend auf dem Antrag des Steuerungsausschusses an die Aufsichtskommission zur Ausgestaltung der künftigen Projektarbeit der KOST vom 04.09.2014, angenommen mit Modifikationen von der Aufsichtskommission am 17.09.2014, unter Einbezug der seither vom Steuerungsausschuss vorgenommenen Anpassungen und Ergänzungen.

Version 1.1; Bern, Mai 2023

1. Neben der Grundlagenarbeit (Standardisierung, Tools, Veranstaltungen) reserviert die Geschäftsstelle der KOST einen Anteil ihrer Arbeitszeit für die Unterstützung von Projekten ihrer Träger. Der Richtwert für diesen Anteil beträgt 20%.
2. Die Unterstützung der Geschäftsstelle umfasst in der Regel Projektbegleitung, fachliche Unterstützung, Tests, Validierung, Dokumentation und Dissemination.
3. Damit Projekte der Träger als KOST-Begleitprojekte von dieser Unterstützung zu Lasten des KOST-Budgets profitieren können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
   1. Das Projekt stellt ein Verfahren für die digitale Archivierung bereit oder strebt eine Innovation in einem Themenbereich an, wo noch keine Lösung existiert.
   2. Die Projektleitung liegt bei einem der beteiligten Archive.
   3. Es sind mindestens drei Trägerarchive am Projekt beteiligt.
4. Gruppen von Trägerarchiven, die für ein gemeinsames Projekt gemäss Ziffer 3 die Unterstützung der KOST-Geschäftsstelle in Anspruch nehmen wollen, reichen der Geschäftsstelle zuhanden des Steuerungsausschusses einen Projektantrag ein, der insbesondere Kontext, Budget, Lieferobjekte und Zeitplan spezifiziert. Falls noch nicht mindestens drei Trägerarchive am Projekt beteiligt sind, kann die KOST-Geschäftsstelle bei der Suche nach weiteren Beteiligten behilflich sein.
5. Der Steuerungsausschuss beurteilt die eingereichten Projekte baldmöglichst gemäss den Bedingungen unter Ziffer 3, entscheidet über die Akzeptanz als KOST-Begleitprojekt und nimmt allenfalls eine Priorisierung vor. Er kann dazu von den Projektverantwortlichen weitere Angaben anfordern. Priorisiert werden insbesondere Projekte, die die Interoperabilität zwischen den Archiven fördern. Die Projektleitung erstattet dem Steuerungsausschuss zweimal jährlich Bericht über den Projektstatus. Die Statusberichte werden der Aufsichtskommission zur Information vorgelegt.
6. Die Geschäftsstelle steht den Trägerarchiven daneben für individuelle Beratung und Projektbegleitung zur Verfügung. Dafür gelten die folgenden Regeln:
   1. Jedes Trägerarchiv hat Anrecht auf 2 Arbeitstage (16 Stunden) Unterstützung pro Jahr (nicht kumulierbar).
   2. Darüber hinausgehende Arbeiten stellt die Geschäftsstelle dem betroffenen Archiv in Rechnung. Verrechnet wird der Vollkostenstundenansatz des Bundes (aktuell 108 Franken) für die aufgewendete reine Arbeitszeit. Reisezeiten und -spesen gehen zu Lasten des KOST-Budgets. Mögliche Kosten werden zu Beginn der Zusammenarbeit diskutiert und können auch im Ermessen der Geschäftsstelle pauschal festgelegt werden.
   3. Individuelle Beratungsprojekte müssen vom Steuerungsausschuss genehmigt werden.
   4. Wenn die Arbeit als Grundlagenarbeit gilt, kann weiterhin auf eine Verrechnung verzichtet werden.
   5. Die Mitarbeit der Geschäftsstelle bei Usergroups für wichtige Archivsoftwarelösungen wird nicht an die jeweiligen individuellen Beratungsguthaben der beteiligten Archive angerechnet.
7. Die KOST-Geschäftsstelle kann grundsätzlich im Rahmen ihrer Verfügbarkeiten auch Beratungsdienstleistungen für Nicht-Träger anbieten. Verrechnet wird das Doppelte des internen Ansatzes gemäss Ziffer 6b; es können Pauschalen vereinbart werden. Externe Beratungsprojekte müssen vom Steuerungsausschuss genehmigt werden. Das Angebot wird nicht aktiv beworben.