Raccomandazione

Il Catalogo dei formati dei file archivistici (Cfa) può essere utilizzato dagli archivi e dalle istituzioni collegate come base per formulare le proprie raccomandazioni sui formati. Sulla base delle analisi, delle valutazioni e delle conclusioni illustrate in dettaglio nella Cfa, il CECO raccomanda i seguenti formati di file per le varie categorie di formato come attualmente più adatti all'archiviazione:

Testo

Se possibile, il testo dovrebbe essere convertito in un formato PDF (idealmente PDF/A-2u) già nella fase semi-attiva e quindi archiviato.La conversione dei file PDF in un formato PDF/A è solitamente possibile senza problemi in una fase successiva.

Immagine

Non esiste un unico formato di archivio ideale per file immagine. Al contrario, è essenziale includere il caso d'uso concreto e la valutazione archivistica - ad esempio, il trasferimento di tutte le immagini in bassa qualità invece di una selezione in alta qualità - nella decisione sul formato:

• PDF/A-2 soddisfa idealmente i requisiti di archiviazione di un formato immagine, ma è adatto soprattutto per l'archiviazione di documenti retrodigitalizzati in forma di pagina, come documenti ufficiali stampati e schede. Anche per questa categoria di documenti si consiglia una compressione moderata.
• Il JPEG non è generalmente considerato un formato di archiviazione, come risultato dell'analisi Cfa. In pratica, tuttavia, molti archivi rilevano grandi collezioni di immagini in formato JPEG. La perdita di informazioni attraverso la compressione è già avvenuta e non può essere annullata, e il JPEG è ampiamente utilizzato e stabile. La conversione in un formato di archivio ha senso solo nei casi più rari,
• Il PNG non può essere considerato un formato di destinazione per le migrazioni, ma è probabile che venga adottato in grandi quantità per l'archiviazione di contenuti web.
• Il formato DNG può essere preso in considerazione per l'archiviazione delle foto digitali se è possibile accedere ai dati RAW.
• In senso generale, il TIFF può ancora essere considerato il principale formato di archivio per le immagini raster. L'uso di JPEG2000, con i suoi vantaggi in termini di risparmio di spazio di archiviazione, è possibile anche come alternativa, ma richiede un impegno consapevole da parte dell'archivio nei confronti di questo formato, che è ancora poco utilizzato al di fuori del mondo archivistico.

Audio

Per gli archivi, si raccomanda di archiviare i file audio non compressi in formato WAV (più precisamente: WAVE PCM) o compressi senza perdite come FLAC.

Video

I formati video non possono essere classificati di per sé come adatti o meno all'archiviazione. Piuttosto, a seconda del contesto di origine, del mandato archivistico e della decisione di valutazione, un particolare formato è il più adatto in questo caso. Per l'archiviazione dei video si deve tenere conto di quanto segue:

• Se possibile, i video trasferiti dovrebbero essere i file creati in origine, altrimenti i file creati con il minor numero possibile di passaggi di conversione.
• In linea di principio, si sconsigliano migrazioni di formato affrettate. Fa eccezione il caso in cui si debbano trasferire video da supporti di dati effimeri (cassette, minidischi, ecc.).
• Occorre valutare se il volume dei video da archiviare consente di memorizzarli in forma non compressa o compressa senza perdite.
• Dal punto di vista archivistico, la decisione di comprimere è una decisione valutativa: in molti casi, con la compressione si devono sacrificare alcuni aspetti (qualità, uso futuro, ecc.), mentre senza la compressione si deve rinunciare del tutto alla conservazione.
• Occorre prestare particolare attenzione a cicli di migrazione il più lunghi possibile.
• Pertanto, per il video, la prevenzione della migrazione dovrebbe essere più importante della riduzione del numero di formati nell'archivio e si può accettare un numero maggiore di formati (almeno provvisoriamente) adatti all'archiviazione rispetto ad altre categorie di formati.
• Analisi dei formati video.

Foglio di calcolo

Non esiste un formato ideale per i dati strutturati dei fogli elettronici dal punto di vista dell'archiviazione. Come soluzione provvisoria, i dati dei fogli di calcolo dovrebbero essere archiviati nel formato originale, ossia solitamente i XLS, ODS o OOXML. Le alternative, ovvero l'archiviazione in formati di archivio di database o la conversione in PDF/A, non possono essere considerate buone pratiche e devono essere valutate criticamente.

Banche dati

I banche dati possono essere trasferiti in un formato di file d'archivio solo con riserva. Il trasferimento di tabelle di database in formato CSV è stato finora una procedura comune negli archivi. Visti i limiti del CSV, in particolare la mancanza di documentazione e di meta-informazioni, questo formato può essere considerato solo una soluzione provvisoria. Si consiglia di utilizzare un formato più completo sviluppato specificamente per l'archiviazione dei database, come SIARD.

Ipertesto

L' archivazione web e l'archiviazione di ipertesti pongono sfide particolari in termini di valutazione e trasferimento, ma anche di scelta del formato. La moltitudine di possibili formati incorporati e la difficoltà di migrarli depongono a sfavore di WARC, , il formato consolidato per l'archiviazione web. Per l'archiviazione di un'intera presenza sul Web, a lungo termine è consigliabile una conversione in PDF/A.

GIS

Nel settore GIS in Svizzera si raccomanda INTERLIS 1 per i dati vettoriali. A lungo termine, si dovrebbe osservare come alternativa lo sviluppo e la diffusione di GeoPackage, lo standard dell'Open Geospatial Consortium per l'archiviazione dei dati provenienti dai sistemi di geoinformazione; al momento, i prodotti del leader di mercato per i sistemi GIS, ESRI, non supportano ancora il formato. Per l'archiviazione di grafici bitmap e ortofoto da sistemi di geoinformazione, si consiglia di utilizzare il formato di immagine appropriato per ciascun caso, insieme a un World-File ESRI per la localizzazione nel sistema di coordinate; vedere Dati raster con World-File.
Per i prodotti diretti dei sistemi di geoinformazione, si raccomanda l'archiviazione in grafica vettoriale in PDF, in linea di principio sempre come archiviazione aggiuntiva ai dati vettoriali.

CAD/CAM

Grazie alla lunga leadership di mercato dell'azienda Autodesk, il formato di archiviazione di questo produttore, DWG, è diventato di fatto lo standard industriale per lo scambio e l'archiviazione nel settore CAD.

Se consideriamo l'intero ciclo produttivo, soprattutto nel settore delle costruzioni, dobbiamo certamente considerare IFC. Il formato aperto può anche essere visto come un'alternativa al DWG proprietario. Il formato di scambio aperto DFX, sempre di Autodesk, ha lo svantaggio di poter memorizzare solo parti dei dati CAD. Si sconsiglia quindi l'archiviazione parallela in DWG e DFX, al massimo l'archiviazione parallela in DWG e IFC.
Tuttavia, l'archiviazione dei prodotti dei processi CAD/CAM, cioè i piani, deve essere presa in considerazione. Ciò significa che la grafica vettoriale in PDF è sempre consigliata come alternativa ai dati CAD.

Catalogo dei formati di file d'archivio

Versione 6.2, dicembre 2021