Il catalogo non è stato completamente tradotto in italiano.
La versione completa del Cfa è disponibile in francese e tedesco.
Il Catalogo dei formati di file archivistici (Cfa) descrive formati di file importanti e ampiamente utilizzati e analizza la loro idoneità all'archiviazione digitale. Questi formati appartengono a diverse categorie: testo, immagine, audio, video, foglio elettronico, dati strutturati, database, ipertesto, GIS e CAD/CAM.
Il Gruppo di esperti di pianificazione della conservazione (PPEG) effettua regolarmente un'analisi della pianificazione della conservazione per il Cfa e lo mantiene aggiornato. Gli ultimi aggiornamenti sono descritti nell'impressum.
Esiste un consenso di massima tra le istituzioni archivistiche sulle caratteristiche che un formato dovrebbe avere per essere considerato adatto all'uso a lungo termine. Queste caratteristiche possono essere formulate come criteri con l'aiuto dei quali vengono analizzati i singoli formati. Il Cfa si basa su un catalogo di criteri che comprende tre prospettive sui formati:
Tre punti di vista di analisi del formato
L'esame dei formati di file da questi tre punti di vista porta a due risultati complementari. Da un lato, il catalogo dei criteri archivistici e di best practice consente di classificare i formati esaminati in ciascuna categoria in base alla loro idoneità all'archiviazione. Ogni formato viene valutato sulla base del catalogo dei criteri e riceve un punteggio da 1 (non soddisfatto) a 4 (pienamente soddisfatto) per ogni criterio. Queste valutazioni vengono moltiplicate per la ponderazione del criterio e sommate. Per ottenere una classifica significativa, si calcola il logaritmo sul valore medio di una categoria. I formati che raggiungono valori superiori a uno possono essere considerati come aventi un'idoneità archivistica superiore alla media.
L'analisi per categorie (classi) di formato, invece, non può essere tradotta in un valore numerico. Tuttavia, aiuta a interpretare i risultati, permette di riconoscere le tendenze e consente di prevedere i formati potenzialmente offerti agli archivi per l'adozione nel prossimo futuro.
I risultati dell'analisi dalle tre prospettive sono riassunti nella valutazione, disponibile anche in formato PDF. Questa analisi identifica una serie di formati archiviabili (contrassegnati in verde nella riga inferiore), mentre i singoli formati presenti nel Cfa devono essere etichettati come non adatti all'archiviazione (contrassegnati in rosso). Alcuni formati possono essere considerati archiviabili solo in misura limitata (segnati in grigio). Tuttavia, la migrazione di questi formati verso un formato archiviabile non deve necessariamente avvenire durante il trasferimento. È perfettamente possibile attendere la fine del ciclo di vita del formato e quindi posticipare la migrazione, purché sia garantito un monitoraggio attivo del ciclo di vita del formato. Questo vale in particolare per i formati di file ampiamente utilizzati ma non classificati come adatti all'archiviazione, come JPEG o MP3.
Il Caf non vuole dare la falsa impressione che il compito dell'archiviazione digitale possa essere risolto semplicemente scegliendo il formato giusto. La scelta del formato di archiviazione appropriato per determinati documenti digitali dipende da diversi fattori. I testi introduttivi alle varie categorie di formato spiegano come il caso d'uso specifico e la decisione di valutazione influenzino la scelta del formato. Di seguito sono riportate le considerazioni generali per l'applicazione del Cfa.
Di norma, un archivio definisce un elenco di formati che accetta come adatti all'archiviazione. Questo elenco dipende fortemente dall'ambiente organizzativo, in particolare dalle risorse finanziarie e umane, ma anche da altre influenze interne o esterne.
Influenze sulla scelta del formato
Nel definire questo elenco di formati, l'archivio si trova di fronte a un gran numero di formati diversi. L'analisi di tutti questi formati va oltre le risorse della maggior parte degli archivi. Un gruppo di esperti, sotto la direzione del CECO, si è occupato di questo lavoro e ha registrato i risultati nel Cfa. Il Cfa serve agli archivi non solo come fonte di informazioni, ma anche come strumento decisionale. In primo luogo, mostra quali formati sono adatti all'archiviazione in base alle conoscenze attuali e possono servire come formati target per la migrazione. In secondo luogo, serve come riferimento per i formati che possono essere utilizzati nel ciclo di vita attivo dal punto di vista dell'archiviazione.
I formati definiti come archiviabili nel Cfa devono essere intesi come raccomandazioni. La scelta dei formati che un archivio accetta come adatti all'archiviazione digitale rimane una propria decisione.
Per facilitare la scelta del formato di destinazione in caso di conversione di formato o di digitalizzazione di un oggetto d’archivio analogico, il CECO ha elaborato, in collaborazione con Memoriav, una guida decisionale. Poiché le raccomandazioni sui formati possono differire tra le due istituzioni1 a seconda della categoria di formato (soprattutto per i media audiovisivi), la scelta va sempre effettuata nel contesto specifico del caso d’uso. I tre casi d’uso descritti qui di seguito servono a fare chiarezza in tal senso: Guida decisionale per la scelta del formato
Le affermazioni fondamentali del Cfa sono riassunte in una breve raccomandazione.
| Catalogo dei formati di file d'archivio | versione 7.0, giugno 2024 |
