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Il Catalogo dei formati di file archivistici (Cfa) descrive 52 formati di file importanti e comuni e analizza la loro idoneità all'archiviazione digitale. Questi formati appartengono a diverse categorie: Testo, Immagine, Audio, Video, Foglio di calcolo, Banche dati, Ipertesto, GIS e CAD/CAM. Il PPEG conduce regolarmente un'analisi di pianificazione della conservazione per il Cfa.
Esiste un consenso di massima tra le istituzioni archivistiche sulle proprietà che un formato dovrebbe avere per essere considerato adatto all'uso a lungo termine. Queste caratteristiche possono essere formulate come criteri per l'analisi dei singoli formati. Il Cfa si basa su un catalogo di criteri che comprende tre prospettive sui formati:
Un'analisi delle migliori pratiche registra come ogni formato viene valutato nel mondo archivistico. L'orientamento alle best practice completa l'analisi archivistica più tecnica, ma forse troppo astratta. Questa visione può essere tradotta in due ulteriori criteri.
Tre prospettiva dell'analisi del formato
Osservare i formati di file da queste tre prospettive porta a due risultati complementari. Da un lato, il catalogo dei criteri archivistici e di best practice consente di classificare i formati esaminati in ciascuna categoria in base alla loro idoneità archivistica. Ogni formato viene valutato sulla base del catalogo dei criteri e riceve un punteggio da 1 (non soddisfatto) a 4 (completamente soddisfatto) per ciascun criterio. Queste valutazioni vengono moltiplicate per la ponderazione del criterio e sommate. Per ottenere una classifica significativa, il logaritmo viene calcolato sul valore medio di una categoria. I formati che raggiungono valori superiori a uno possono essere considerati con un'idoneità all'archiviazione superiore alla media. L'analisi secondo le classi di formato, invece, non può essere tradotta in un valore numerico. Tuttavia, aiuta a interpretare i risultati, permette di identificare le tendenze e di fare previsioni sui formati che gli archivi potrebbero adottare nel prossimo futuro.
I risultati dell'analisi dalle tre prospettive sono riassunti nella valutazione, disponibile anche come foglio di calcolo Excel e file PDF. Questa analisi identifica una serie di formati adatti all'archiviazione (contrassegnati in verde nella riga inferiore), mentre i singoli formati nel Cfa devono essere designati come non adatti all'archiviazione (contrassegnati in rosso). Alcuni formati possono essere considerati solo condizionatamente adatti all'archiviazione (contrassegnati in grigio). Tuttavia, la migrazione di tali formati in un formato adatto all'archiviazione non deve necessariamente avvenire al momento del trasferimento. È possibile attendere la fine del ciclo di vita del formato e quindi posticipare la migrazione, purché sia garantito un monitoraggio attivo del ciclo di vita del formato. Questo vale in particolare per i formati di file ampiamente diffusi ma non classificati come adatti all'archiviazione, come JPEG, MP3, MPEG-2.
Matrice di valutazione dell'idoneità all'archiviazione dei formati di file
Il Cfa non vuole dare la falsa impressione che il compito dell'archiviazione digitale possa essere risolto solo con la scelta del formato giusto. La scelta del formato di archiviazione appropriato per specifici documenti digitali dipende da vari fattori. I testi introduttivi alle varie categorie di formato spiegano come il caso d'uso specifico e la decisione di valutazione influenzino la scelta del formato. Le considerazioni generali sull'uso del Cfa sono riportate di seguito.
Di norma, un archivio determina un elenco di formati che accetta come adatti all'archiviazione. Questo elenco dipende fortemente dall'ambiente organizzativo, in particolare dalle risorse di natura finanziaria e umana, ma anche da altre influenze interne o esterne.
Influenze sulla scelta del formato
Nel determinare questo elenco di formati, l'archivio si trova di fronte a una grande quantità di formati diversi. L'analisi di tutti questi formati supera le risorse della maggior parte degli archivi. Un comitato di esperti sotto la guida del CECO si è occupato di questo lavoro e ha registrato i risultati nel Cfa. Il Cfa serve quindi agli archivi non solo come fonte di informazioni, ma anche come strumento decisionale. In primo luogo, mostra quali formati sono adatti all'archiviazione in base alle conoscenze attuali e possono servire come formati di destinazione per la migrazione. In secondo luogo, serve come riferimento per i formati che possono essere utilizzati nel ciclo di vita attivo da una prospettiva archivistica.
I formati definiti come archiviabili nella Cfa sono da intendersi come raccomandazioni. La scelta dei formati che un archivio accetta come adatti all'archiviazione digitale rimane una sua decisione.
Le affermazioni fondamentali della Cfa sono riassunte in una breve raccomandazione.
| Catalogo dei formati di file d'archivio | Versione 6.2, dicembre 2021 |
