[05-11-2013] Le format PDF/A est-il le format d'archivage approprié ou existe-t-il d'autres possibilités ?
Il s'agit d'évaluer quelles caractéristiques d'un dossier sont identifiées comme significatives et doivent être préservées. Concrètement : suffit-il de préserver l'aspect visuel (en utilisant le PDF/A), ou faut-il également préserver tout ou partie des fonctionnalités ? Une comparaison approximative peut être faite en considérant les formats de tableur dans le Cfa (voir https://kost-ceco.ch/cms/tableurs.html). Cependant, la comparaison n'est pas exacte, car les fonctionnalités des documents MS Project ne sont pas aussi importantes pour l'archivage que les fonctionnalités des documents Word, que nous convertissons sans hésitation en PDF/A.
Nous pouvons donc affirmer de manière simplifiée que d’un point de vue archivistique, MS Project peut être considéré comme un outil permettant de créer des plans de projet. Ces plans de projet devraient alors être archivés, mais sans possibilité de les modifier. Ce qui rend les choses plus difficiles, bien sûr, c'est que le logiciel permet de nombreuses vues différentes d'un plan de projet. L'approche axée sur l'objectif consiste donc probablement à définir deux ou trois vues qui contiennent toutes les informations essentielles dans leur intégralité et à les transférer sous forme de fichiers PDF/A.
Bien entendu (comme nous l'avons fait pour MS Excel dans le Cfa), une solution provisoire avec un archivage au format MS Project, qui devrait rester lisible sans problème pendant les dix à quinze prochaines années, serait également envisageable. Toutefois, comme il ne s'agit pas d'un format particulièrement central de la tradition étatique, il est permis de douter que nous ayons dans dix à quinze ans de nouvelles découvertes qui dépassent la procédure décrite ci-dessus.
