Principes régissant le suivi des projets et l’activité de conseil aux archives

Principes régissant le suivi des projets et l’activité de conseil aux archives par le bureau du CECO

Basés sur la proposition du 4 septembre 2014 du comité de direction à la commission de surveillance en vue de l’organisation des futurs travaux de projets du CECO et adoptée avec modifications par la commission de surveillance le 17 septembre 2014, en tenant compte des adaptations et compléments effectués depuis par le comité de direction.

Version 1.1 ; Berne, mai 2023

1. À côté de ses tâches fondamentales (normalisation, outils, événements), le bureau du CECO réserve une partie de son temps de travail pour soutenir les projets de ses membres. Cette part représente approximativement 20%.
2. Le soutien du bureau comprend en règle générale la direction du projet, le soutien technique, les tests, la validation, la documentation et la diffusion de l’information.
3. Pour bénéficier de ce soutien à la charge du budget du CECO en qualité de projets suivis par le CECO, les projets des membres doivent remplir les conditions suivantes :
   1. Le projet élabore une procédure d'archivage numérique ou vise à innover dans un domaine pour lequel aucune solution n’existe.
   2. La direction du projet se situe dans une des archives impliquées dans le projet.
   3. Au moins trois archives membres participent au projet.
4. Les groupes d’archives membres qui souhaitent solliciter le soutien du bureau du CECO conformément au chiffre 3 lui adressent une proposition de projet à l’intention du comité de direction qui précise notamment le contexte, le budget, les objectifs et le calendrier. Si le projet ne réunit pas encore au minimum trois archives membres, le bureau du CECO peut aider à chercher d’autres participants.
5. Le comité de direction évalue au plus tôt les projets reçus à la lumière des conditions citées au chiffre 3, décide s’ils peuvent être acceptés comme projet suivi par le CECO et fixe éventuellement des priorités. Il peut en outre demander des informations supplémentaires aux responsables du projet. La priorité est notamment donnée aux projets qui favorisent l’interopérabilité entre services d’archives. La direction du projet présente un rapport sur l’avancement des travaux au comité de direction deux fois par an. Ces rapports sont transmis pour information à la commission de surveillance.
6. Le bureau se tient par ailleurs à disposition des archives membres pour les conseiller à titre individuel et pour suivre le projet. Les règles suivantes s’appliquent :
   1. Chaque institution d’archives membre a droit à 2 jours ouvrés (16 heures) de soutien par année (non cumulables).
   2. Le bureau facture aux archives concernées les travaux qui excèdent cette durée. La base de calcul pour la facturation est le tarif horaire de la Confédération (actuellement 108 francs) pour le temps de travail effectif. Les frais et temps de trajets sont à la charge du budget du CECO. Les coûts potentiels sont discutés au début de la collaboration et peuvent également être déterminés à la discrétion du bureau de manière forfaitaire.
   3. Les projets individuels de conseil doivent être approuvés par le comité de direction.
   4. Si les travaux sont considérés comme des tâches fondamentales, il est toujours possible de ne pas les facturer.
   5. La participation du bureau à des groupes d’utilisateurs d’importantes solutions logicielles d’archivage n’est pas imputée au crédit individuel de consultation des archives participantes.
7. Dans la mesure de ses disponibilités, le bureau du CECO peut en principe également offrir ses services de conseils à des non-membres. Il facture alors ses services au tarif double de celui prévu pour les membres au chiffre 6b ; des forfaits peuvent être convenus. Les projets de conseils externes doivent être approuvés par le comité de direction. Le CECO ne fait pas de promotion active de cette offre.