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Workflow bei ebenenübergreifenden Informationssystemen

Grafische Darstellung des Workflows

Die nachstehende Grafik bildet den Workflow der Archivierung von ebenenübergreifenden Informationssysteme unter Einbezug des Koordinationsgremiums ab.

Bundesarchiv
Staatsarchiv(e)
1a Ein Staatsarchiv ist an Unterlagen interessiert und sucht Interessierte für Kooperation. Ein Staatsarchiv stellt fest, dass sich Unterlagen, die es übernehmen möchte, in einem ebenenübergreifenden System befinden. Es meldet sein Interesse dem Koordinationsgremium der Archive und fragt an, ob es weitere Interessierte gibt.
1b Das Bundesarchiv informiert über Angebot und Bewertungsentscheid Wenn das Bundesarchiv Unterlagen aus einem ebenenübergreifenden System angeboten erhält oder sich prospektiv damit befasst, informiert es das Koordinationsgremium der Archive über das Angebot und einen allfälligen Bewertungsentscheid
Koordinationsgremium
2 Koordinationsgremium leitet Infos + Einschätzung gemäss Checkliste weiter Das Koordinationsgremium schätzt das System aufgrund der Checkliste (vgl.Anhang 1) ein und leitet die vorhandenen Angaben an alle Staatsarchive weiter: • Anfrage des Staatsarchivs (1a) • Informationen des Bundesarchivs zu Angebot und Bewertungsentscheid (1b) • Einschätzung des Systems gemäss Checkliste
Staatsarchive
3 Staatsarchive melden Interesse an Kooperation An einer Kooperation interessierte Staatsarchive melden sich beim Koordinationsgremium der Archive.
Koordinationsgremium
4 Koordinationsgremium meldet die interessierten Archive Das Koordinationsgremium der Archive informiert das ursprünglich anfragende Staatsarchiv (1a) über weitere interessierte Archive.
Staatsarchiv(e)
5 Staatsarchive kooperieren Die interessierten Staatsarchive arbeiten bei der Bewertung zusammen, in der Regel mit dem Ziel eines gemeinsamen Bewertungsentscheides und einer entsprechenden Ablieferungsschnittstelle.
Staatsarchive
6 Staatsarchive fordern Unterlagen an Jedes Staatsarchiv Jedes Staatsarchiv meldet sich bei jener kantonalen Behörde, die für die fraglichen Unterlagen anbietepflichtig ist und fordert diese an (selbstverständlich kann der Input auch von einem Angebot einer kantonalen Behörde ausgehen). Dabei verweist es auf die vorgängigen Abklärungen und den gemeinsamen Bewertungsentscheid.
Kantonsbehörden
7 Kantonsbehörden fordern Unterlagen an Die Kantonsbehörden die gewünschten Unterlagen bei der zuständigen Bundesbehörde an. Dies kann auch prospektiv geschehen, u. a. mit dem Ziel, dass eine Exportschnittstelle gebaut wird.
Bundesbehörde
8 Bundesbehörde übermittelt Unterlagen Die Bundesbehörden übermittelt die abzuliefernden Unterlagen an die Kantonsbehörden.
Kantonsbehörden
9 Kantonsbehörden liefern Unterlagen ab Eine Kantonsbehörden liefert die Unterlagen dem Staatsarchiv ab.
Staatsarchive
Staatsarchiv(e)
X Die kooperierenden Staatsarchive melden gemeinsamen Bewertungsentscheid Die miteinander kooperierenden Staatsarchive Die miteinander kooperierenden Staatsarchive melden dem Koordinationsgremium der Archive ihren gemeinsamen Bewertungsentscheid (oder allenfalls verschiedenen Bewertungsentscheide).
Koordinationsgremium
Y Das Koordinationsgremium informiert über Bewertungsentscheid und Vorgehen. Das Koordinationsgremium der Archive informiert das Bundesarchiv über kantonale Bewertungsentscheide und das weitere Vorgehen.
Z Das Koordinationsgremium aktualisiert Liste Das Koordinationsgremium der Archive aktualisiert laufend die Liste der ebenen-übergreifenden Systeme, u. a. mit folgenden Informationen: • Neue ebenenübergreifende Systeme • Einschätzung von Systemen gemäss Checkliste • Bewertungsentscheide des Bundesarchivs und der Staatsarchive
Bundesarchiv
Liste